Toma nota: sin gestión documental no hay paraíso…

Gestión documental

A mayor control de los flujos documentales de tu organización, mayores beneficios y, por tanto, una mejor optimización de los procesos internos. Foto: Pixabay.

La mayoría de las organizaciones desconocen los costes asociados a la gestión y producción de sus documentos.
 De hecho, el tiempo dedicado para la clasificación y el archivado físico de los documentos suele ser uno de los tiempos más importantes, junto con la búsqueda. Pero estos procesos son susceptibles de ser automatizados.

Recuerda que un Sistema de Gestión Documental puede constar de decenas, cientos o miles de documentos. En cualquier caso, todos y cada uno de ellos tienen (al menos) tres características fundamentales: son fiables, íntegros, usables y auténticos.

Como ejercicio podemos elegir al azar un documento de los se emplean en tu propia organización y preguntarte si cumplen los siguientes requisitos imprescindibles:

¿Es fiable? ¿Es una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de lo que dan testimonio? ¿Puede recurrirse a él en el curso de posteriores operaciones o actividades?

¿Es íntegro? ¿Hace referencia a su carácter completo e inalterado? ¿Está protegido contra modificaciones no autorizadas?

¿Usable? ¿Pueden ser localizado, recuperado, presentado e interpretado? ¿Muestra la actividad u operación que los produjo?

¿Es auténtico? ¿Puede probar  lo que afirma ser? ¿Ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado? ¿Ha sido creado o enviado en el momento que se afirma?

Si las respuestas a estas preguntas no son contundentes afirmaciones es más que probable que tu organización necesite de ayuda para implantar un sistema de control documental al objeto de garantizar que trabajan de forma eficiente y efectiva, manteniendo el equilibrio entre accesibilidad y seguridad. Dicho de otra forma: sin gestión documental no hay eficiencia empresarial.

¿Pero sabes realmente cuáles son las ventajas de tener un sistema de gestión documental?

Aquí os dejamos siete tips imprescindibles que os ayudarán a entender que a mayor control de los flujos documentales mayores beneficios y por consiguiente mayores éxitos futuros:

  1. Emplearás  menos tiempo en la localización y recuperación de documentos.
  2. Disminuirán los costes de distribución de tu empresa.
  3. Obtendrás más beneficios administrativos al obtener una reducción del espacio de almacenamiento de los documentos.
  4. Eliminarás duplicados y emplearás menos material de archivo.
  5. Tendrás un mayor control y seguridad en tus procesos.
  6. Incremento del rendimiento de las consultas.
  7. Mejorarás la calidad de tu servicio.

Recuerda que para el 70% de las empresas una mala gestión documental puede perjudicar la agilidad operativa de la organización, como refleja este interesante vídeo en el que se resalta un dato de gran relevancia: el coste anual de la gestión de documentos oscila entre un 5 y un 15 por ciento de la cifra de negocio.

¿Estás preparado para el cambio? En docQuijote nos adaptamos siempre a tus necesidades, tanto que nos gusta decir que nuestros  desarrolladores no crean software: son los clientes los que lo crean, ya que nosotros sólo creamos las condiciones en las cuales el software puede tener lugar.

Publicado en Blog, Gestion documental Etiquetado con: , , , ,
Un comentario en “Toma nota: sin gestión documental no hay paraíso…
  1. Fuensanta Martínez dice:

    Hola,

    Estoy de acuerdo en que el ahorro en coste y tiempo es primordial para las empresas a la hora de la gestión documental.
    Pero existe un problema de fondo y es la falta de DMS eficaces e intuitivos que orienten al cliente. OpenKM posee múltiples funciones, entre ellas podemos encontrar una interfaz amigable que hace que el usuario gestione la documentación pertinente de manera rápida y eficaz. Además se centra en la comunización entre usuarios dentro del mismo gestor, lo que simplifica las tareas de trabajo.

    Saludos

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*