Toma nota: 5 cuestiones que debes saber sobre la eFactura

Factura electrónica

Según la Unión Europea implantar en una empresa la e-factura puede suponer un ahorro que podría oscilar entre los 5 y 15 euros en la emisión y los 20 euros en la recepción de la misma. Foto: Pixabay

La Unión Europea hizo una estimación en un informe sobre lo que podía llegar a suponer para una empresa la implantación de un sistema de facturas electrónicas, estableciendo que el ahorro podría oscilar entre los 5 y 15 euros en la emisión y los 20 euros en la recepción de la misma. El grupo de expertos incluía en los costes no sólo aquellos que se generan de forma directa, como pueden ser el papel, franqueo, sobres o manipulación, sino que añadían aquellos otros relacionados con los procesos de negocio en los que interviene la factura como son el pedido, tramitación, seguimiento, cobro, garantía, contabilización, control de tesorería, incidencias por errores, declaraciones tributarias, etcétera. Todos ellos, procesos administrativos susceptibles de ser automatizados.

Hoy ya sabemos que la facturación electrónica es de obligado cumplimiento desde el 15 enero de 2015 para las Administraciones públicas. La ley 25/2013 de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable obliga a los proveedores de las Administraciones Públicas a emitir facturas electrónicas con formato Facturae 3.2. ¿Pero qué sucede con las empresas? De momento, la normativa señala únicamente a aquellas organizaciones que operen en los siguientes sectores económicos denominados como ‘servicios al público en general de especial transcendencia económica’. Estos son:

  • Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
  • Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
  • Servicios de suministro de agua a consumidores.
  • Servicios de suministro de gas al por menor.
  • Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

Y sólo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos:

  • Servicios de agencia de viajes.
  • Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
  • Actividades de comercio al por menor.

Sin embargo, para las demás empresas no hay una fecha de obligado cumplimiento  por parte de las organizaciones, pero es evidente que este sistema se irá implantando poco a poco en los negocios.

El Gobierno de España, consciente de esta realidad, ha puesto a disposición de los usuarios un portal web con información realmente útil para aquellos que estén interesados en utilizar el formato electrónico de facturas.

Lo más destacado de toda la documentación allí expuesta es que las empresas deben saber que antes de implantar la eFactura hay que contar con el consentimiento expreso del consumidor, frente al tácito e implicito  si es una empresa  a la que se va a emitir este documento.

  • En general para  facturar a otras empresas, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de ésta.
  • Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor tiene que ser expreso (artículo 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre)

No obstante, el consentimiento expreso, para el caso de los consumidores y usuarios, no tiene por qué ser específico. Esto significa que la recepción de facturas electrónicas puede ser una condición más del contrato que firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptará recibir facturas electrónicas cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. En este sentido se recomienda a los usuarios leer con detenimiento las cláusulas de los contratos porque la recepción de facturas electrónicas puede ser una de ellas.

Por otro lado, si como empresa está pensando implantar este sistema, debe tener en cuenta que hay tres formas de expedir facturas electrónicas.

  • Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos. Este programa puede estar instalado en su ordenador o acceder a él a través de Internet.
  • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
  • Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente “autofacturación”).

La eFactura debe contemplar además, de ese consentimiento parte del receptor referido, hasta tres requisitos, siendo uno de ellos que sea legible. Esto significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. A lo que hay que añadir la autenticidad del origen de la factura. Hablamos de garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo. Por último, tiene que garantizar la integridad del contenido de la factura, es decir: que el contenido de la factura no ha sido modificado.

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