Tecnología OCR para ser más ágiles y eficientes

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La tecnología OCR permite a las empresas acceder a la información de forma rápida, precisa y transformarla al formato electrónico. Gracias a ella se puede gestionar los documentos de forma eficaz, segura y ágil. Imagen: Pixabay.

La digitalización de documentos físicos es uno de los procesos fundamentales en cualquier sistema de gestión documental. Existen varias soluciones y funcionalidades que pueden optimizar al máximo esta tarea. Es el caso de los Sistemas de OCR (las siglas en inglés para Reconocimiento Óptico de Caracteres) y que permiten la captura automática de los datos.

Cuando digitalizamos un documento físico a través de un escáner se crea sólo un archivo de imagen, genera lo que podemos llamar una foto de la página. Esta foto podremos guardarla o imprimirla, pero no podremos interactuar con el texto que contiene el documento.

Al utilizar un sistema de reconocimiento óptico de caracteres, OCR, esta imagen se convierte en un archivo de texto, de modo que podemos editarlo e incluso cambiar el formato del documento.

El uso de un OCR tiene un fin muy marcado en la gestión documental. Al transformar el archivo de imagen generado por el escáner y reconocer las palabras contenidas, podemos hacer búsquedas concretas del texto incluido en los documentos. Podemos ir más lejos y asociar ciertas palabras contenidas en el documento como CLAVES para su localización, que es lo que se denomina “indexado” en la base de datos, para luego buscar u ordenar los documentos por medio de estas palabras clave.

Una de las ventajas de esta conversión del documento es la reducción de espacio en disco. Mientras que en una imagen los caracteres se describen indicando cada uno de los píxeles que los forman, al convertirlos a un formato de texto (por ejemplo ASCII o Unicode) pasan a estar descritos por un solo número, por lo que se produce una reducción significativa del espacio en memoria que ocupan.

En realidad la tecnología OCR permite a las empresas acceder a la información de forma rápida, precisa y transformarla al formato electrónico. Gracias a ella se puede gestionar los documentos de forma eficaz, segura y ágil y sus ventajas son múltiples, ya que reduce el tiempo de localización y recuperación de los documentos pero además se consigue, como hemos señalado, una disminución notable del espacio físico de almacenamiento de la información, acompañada de una mayor seguridad  y control sobre la información de la empresa.

La Suite docQuijote incorpora un OCR zonal propio que permite una digitalización fácil y sencilla plenamente integrada en el proceso de trabajo. En realidad en el proceso de digitalización de documentos hay varias tareas que pueden ser automatizadas.

docQuijote ofrece, además, distintas soluciones para facilitar la automatización: distribución automática, lectura de código de barras, indexación por contenido y hasta un OCR inteligente, entre otras posibilidades, tal y como se muestra en el siguiente vídeo.

En definitiva: automatizar la entrada de documentación a la organización mediante la incorporación de sistemas de extracción de datos que permitan la identificación de los mismos y su volcado a los sistemas de gestión de la empresa, le ayudará a invertir el mínimo tiempo para obtener la mayor eficiencia.

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