Seis mejor que uno. La colaboración en la gestión documental

colaboración en la gestión documental

Las organizaciones necesitan más que nunca de una estrategia clara en la gestión de la información que asegure que la misma está a constante disposición de las partes interesadas. / Pixabay.

El trabajo colaborativo es ya imprescindible para poder obtener resultados satisfactorios en cualquier organización que se precie. Crear, distribuir, gestionar y utilizar la información tanto dentro como fuera de las empresas de forma óptima, será clave en el futuro. Máxime teniendo en cuenta que la revolución tecnológica viene favoreciendo la aparición de nuevos perfiles de trabajadores como los llamados  iwokers , de los que se vaticinan que para 2018 estarán presentes en el 37 por ciento de las empresas,  fruto de que las organizaciones caminan hacia entornos de trabajo más colaborativos y receptivos.

Además hoy en día es muy normal que una empresa tenga negocios fuera de su arco territorial, manejando proyectos complejos más allá  de sus fronteras, por lo que hay que estar preparados para facilitar el intercambio de trabajo, de información y en definitiva, ayudando también a la cooperación entre departamentos y trabajadores.

De hecho, hoy dia no es raro ver en acción los llamados equipos de trabajo virtual, resultado de la evolución de la tecnología, y que señalan a conjuntos de personas que, si bien se encuentran distribuidas geográficamente, persiguen una meta común que se facilita de forma importante si utilizan tecnologías de la información para comunicarse y cooperar a través del tiempo y del espacio.

Es decir, en el mundo globalizado en el que nos encontramos las organizaciones necesitan más que nunca de una estrategia clara en la gestión de la información que asegure que la misma está a constante disposición de las partes interesadas. La tecnología móvil, el cloud y los cambios demográficos implican replantearse la forma de trabajar ya que la información hoy se crea, se almacena y se accede desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que supone muchos dolores de cabeza para aquellas compañías que no pueden seguir el ritmo.

Imagine que su empresa contempla una oferta en el que están hasta 20 personas involucradas con varias oficinas en distintos puntos de la geografía. Lo básico en estos casos es que dicha información esté disponible para otros miembros del equipo. Es más si usted modifica un documento clave en el proceso,  otra persona puede llegar a sobreescribir el documento…

Como se asegura desde la consultora IDC para impulsar este cambio de paradigma, las empresas deben revisar su tecnología actual y optimizar  sus procesos y métodos de trabajo para sacar el máximo partido.

El objetivo debe ser claro:  superar los obstáculos para gestionar bien la información y en este sentido, tener una solución documental que permita crear, editar,  modificar y compartir todo tipo de documentos facilita bastante la gestión de procesos, además de otorgar a su organización grandes cotas de eficacia y eficiencia.

En las organizaciones a menudo hay una gran cantidad de documentos, que requiere una visión global y  capacidad para gestionar de manera eficiente. El desafío está  en cómo crear, gestionar, distribuir y utilizar la información pero sobre todo que ésta esté al alcance de todos.

La información y la gestión de la misma es  ya un activo empresarial estratégico y la apuesta por la gestión documental, es la apuesta por la eficiencia.

Como ya afirman los expertos, la falta de conectividad a escala global es el mayor reto al que se enfrentan las compañías que han de mirar también a la gestión documental inteligente como un gran aliado en el camino.

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