Sácale brillo a tus documentos

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Analizar y controlar de forma sistemática la documentación que recibe, maneja y utiliza una empresa es una de las misiones más importantes de las organizaciones

No, no vamos a pasar el plumero por las estanterías de tu oficina, más bien vamos a intentar que el patrimonio más importante que tiene tu empresa esté en óptimas condiciones. Hablamos de todos los documentos de tu organización y que constituyen un elemento de gran valor para la misma. ¿Qué signica eso? Pues muy fácil que hay que tener muy en cuenta algunas cuestiones imprescindibles para que tus documentos estén en perfecto estado. Es decir, hay que plantearse si tu sistema de acceso a la información ofrece algunos de los siguientes resultados:

  1. Identifica los tipos de información que manejas
  2. Organiza los flujos de información
  3. Señala el cliclo de vida de los documentos, según el tipo
  4. Reconoce las necesidades por procesos en la organización
  5. Determina las necesidades de información según por categorías como empleados, directivos, mandos intermedios…
  6. Estructura la documentacion en función de las necesidades
  7. Registra y almacena evitando pérdidas y extravíos de forma segura
  8. Controla el acceso a cada uno de los documentos por  usuar

Si finalmente de los ocho puntos arriba indicados tan sólo tu sistema cumple cuatro, ten por seguro que la gestión documental de tu organización es un auténtico desastre. Analizar y controlar de forma sistemática la documentación que recibe, maneja y utiliza una empresa es una de las misiones más importantes a las que se enfrentan las organizaciones, ya que gran parte de lo que son se debe a los documentos que las hacen posible, siendo éstos los auténticos cimientos de la misma.

Permitir su acceso oportuno, realizar tareas de búsqueda sin pérdida de tiempo alguno, logrando agilidad y eficacia en cada fase del ciclo de vida de un documento es imprescindible en la sociedad de la información en la que nos manejamos, donde es necesario identificar las necesidades y organizarlas para desarrollar productos y servicios, con el objeto de luego distribuir y usar toda la información existente. Precisamente ese  uso y optimización de la información marca la frontera entre el éxito o el fracaso.

DocQuijote Software pone a disposicion de las organizaciones la suite documental más potente del mercado al contemplar una serie de funcionalidades que faciltan toda la árdua tarea de acceso, control y manipulación de la información.

Sacar ‘brillo’ a tus documentos es posible gracias a esta potente herramienta que es ya un nuevo concepto en un mercado claramente en expasión  al otorgar de más eficacia y productividad a las empresas.

Da un paso más, apuesta por la gestión documental inteligente.

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