Rompe con el papel y sácale partido a la gestión documental

 Papel. Gestión documental

Recuerde que un sistema documental bien estructurado garantiza mayor seguridad de la información. Pixabay

Romper con el papel es cerrar una etapa. Romper con una forma de trabajar y de entender la realidad social y empresarial. El papel siempre estará ahí pero, desde la llegada del documento digital, nada ha vuelto a ser igual y ante nosotros se abre un nuevo mundo de posibilidades. Nuevos caminos para gestionar la documentación de las organizaciones, de la mano de la tecnología.

Por ello es imprescindible que las empresas empiecen ya a comprender que con sistemas automatizados de gestión documental se aumenta la productividad y se mejora en eficiencia. 

Para entendernos un sistema de gestión documental puede reportar beneficios a organizaciones de cualquier tamaño en forma de ahorros contables, mejora en los procesos de personal y los procesos de la empresa. Pero además, en un sistema de gestión documental el tiempo es cuantificable.

Conseguir ahorrar un minuto en una tarea diaria puede ahorrar miles de euros al cabo del año. Se ahorra en espacio y se fomenta el uso racional de los recursos para evitar duplicidad de documentos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc… Garantizándose, con ello, la recuperación íntegra ante desastres.

Por otro lado, conviene recordar que la automatización de los procesos no productivos está directamente relacionada con la reducción del estrés y de la insatisfacción, lo que redunda en la eficacia global de la empresa. Además, la simplificación y estandarización de las tareas facilita la integración del personal nuevo, ya que reducir el período de adaptación y la dependencia de otros compañeros tras una incorporación significa reducir un coste y anticipar un rendimiento.

Y suma y sigue: ya que un sistema documental bien estructurado garantiza mayor seguridad de la información, mayor confidencialidad de los datos y una mejor trazabilidad de las fugas. Permite la implantación o la mejora de formas de trabajo colaborativo, optimiza los procesos generales y el flujo entre departamentos. Mejora, en definitiva, el conocimiento global de la empresa.

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