Protege la información de tu empresa. Evita las fugas

Protege tu información

Garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos de tu organización impide importantes daños de imagen y sobre todo el quebranto de la confianza de los cliente. /Pixabay

No tener bajo control la información que maneja una empresa puede causar un importante daño de imagen y sobre todo, lo que es peor, mermar la confianza de los clientes afectando seriamente a su negocio. Por ello, una de las cuestiones básicas que hay que tener bien presente en estos días es cómo evitar  las posibles fugas. En este sentido conocer a fondo cuáles son las causas más habituales propicia siempre caminos para la prevención efectiva. Así lo más común es encontrarnos con que el origen de los problemas nacen fundamentalmente de la ausencia de algún tipo de medida de seguridad, herramienta o procedimiento.

El Ministerio de Industria y Comercio ya ha elaborado una una interesante guia de aproximación para los empresasarios sobre cómo proceder en estos casos, detallando cuáles son los motivos, tanto organizativos como técnicos que pueden llevar al desastre.

Precisamente la protección de la información se articula en base a tres principios básicos: confidencialidad, disponibilidad e integridad. Es decir que la información es accesible únicamente por el personal autorizado; que sea accesible por personas o sistemas autorizados cuando sea necesario. y que la misma sea correcta y esté libre de modificaciones y errores.

Así, el primer error que se comete en muchas organizaciones es la falta de un buen sistema de clasificación de la información, o lo que es lo mismo: hay tener claro en base a qué atributos vamos a agrupar los contenidos y cómo vamos a organizarlos. Si no se sube ese peldaño dificilmente se puedan implantar las medidas de protección adecuadas.

También los errores o la ausencia de conocimiento y formación son otro de los motivos que ayudan a la fuga de información. Por un lado, el empleado debe utilizar los recursos que la organización pone a su disposición de forma responsable, como en el caso de los servicios en la nube, los dispositivos móviles, el correo electrónico, la navegación Web, etc. Pero por otro, debe disponer de ciertos conocimientos y formación en relación con su actividad diaria y en materia de ciberseguridad, siendo responsabilidad de la organización proporcionar la formación necesaria de manera que el empleado pueda desempeñar su función de forma segura.

La ausencia de procedimientos y el establecimiento de pautas y obligaciones para los trabajadores en el ámbito de ciberseguridad es otra pauta a resaltar. Saber claramente cuáles son los límites dentro de los cuales deberán desempeñar su actividad y por otro lado, los procedimientos para aquellas actividades de especial importancia o riesgo, disminuirán claramente el riesgo en el futuro.

Es extremadamente peligroso que  no existan acuerdos de confidencialidad de la información con los empleados. La recomendación pasa porque hay que solicitar la conformidad con diversas normas internas, como la política de confidencialidad o de seguridad, entre otras, de manera que el futuro empleado, deje por escrito la aceptación de las condiciones correspondientes.

Frente a ello, las causas técnicas son otro de los frentes que convienen tener bajo control. El código malicioso o malware, es una de las principales amenazas, siendo el robo de información uno de sus objetivos más comunes. Hay que vigilar quién accede a la información, ya que el acceso no autorizado a sistemas e infraestructuras y documentos, es otro de los problemas que hay detrás del robo de información.

La nube y los dispositivos móviles son también puntos flacos a tener muy en cuenta, ya que a nivel de seguridad constituyen uno de los eslabones más débiles y las recomendaciones pasan por un lado de establecer contraseñas seguras y de otro, tener especial cuidado con lo que se almacena en aquellos dispositivos móviles ya que si este se extravía puede llegar a manos equivocadas siendo todo un polvorín.

En general las consecuencias que a nivel empresarial puede causar la fuga de información señalan un impacto muy negativo en la entidad, lo que lleva implícito la pérdida de confianza, al margen de las consecuencias legales o económicas que pueden variar dependiendo del tipo de organización si es una administración o una entidad privada.

Precisamente el empleo de herramientas de gestión documental  ayudan y mucho a tener bajo control la información y en este sentido ya que los documentos son el vehículo más importante de transmisión de la información, docQ Suite Documental marca la diferencia al contar con todos los filtros de seguridad necesarios para garantizar la protección de tu organización y mantenerte libre de sobresaltos innecesarios.

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