Por qué es imprescindible la gestión documental en los despachos de abogados

La mejor defensa está en el orden Contrario (1)

Una óptima gestión documental en los despachos de abogados viene a dar una respuesta ordenada al uso masivo de las nuevas tecnologías mejorando la accesibilidad e impulsando la movilidad, tan vital hoy en las empresas.

Si hay un sector con apego al papel este es el de los despachos de los abogados al manejar documentos de manera intensiva. Conocido es que cada expediente que un abogado abre consta de una gran cantidad de documentación de todo tipo, de orígenes distintos y formatos que vienen de diferentes fases o estados del proceso. Por ello, contar con un buen gestor documental que facilite toda la labor de manejo y custodia de la información es importantísimo en este ámbito al reportar una mayor eficacia frente al cliente y al ser ya una herramienta ineludible para prevenir riesgos innecesarios.

Hasta aquí la teoria, porque en la práctica la ansiada transformación digital se sigue aún resistiendo en este sector como en tantos otros pese a que viene a dar una respuesta ordenada al uso masivo de las nuevas tecnologías mejorando la accesibilidad e impulsando la movilidad, tan vital hoy en las empresas. A lo que se le añade el importante ahorro de espacio que supone la masiva acumulación de papel en estos entornos, evitando la colección de los siempre molestos archivos, donde el acceso y la localización de una determinada información suele ser un proceso complejo.

A menundo los problemas más habituales con los que se enfrenta el sector son:

  1. Coexistencia de los tradicionales archivos en papel, con los documentos recibidos por clientes con un mayor conocimiento de las nuevas tecnologías.
  2. Imposibilidad de fallar en los plazos de ejecución de sus tareas, como pueden ser: citaciones, juicios, comparecencias, etc y de llevar consigo toda la documentación relativa al expediente.
  3. La gran cantidad de documentación necesaria para ejercer sus funciones,  les obliga a una muy cuidada clasificación y ordenación con el fin de poder ofrecer un argumento sólido y estructurado siempre que sea necesarios.

La gestión documental no es solo un conjunto de procesos internos; por el contrario, impacta directamente en la manera en que prestamos nuestros servicios al cliente y por ello en un sector tan sensible al manejo de documentación como este, aporta desde una mayor rapidez en la localización y gestión hasta más facilidad para la identificación de documentos valiosos reduciendo, por tanto, los tiempos de búsqueda y generando, con ello, una mayor productividad y por ende, una mayor eficiencia.

En un despacho es crucial definir  una política de gestión documental clara, además de identificar quienes son los responsables de la misma y el papel de cada cual en el despacho, creando además los instrumentos básicos para llevarla acabo de forma efectiva como la estructura de archivos, la conservación o la política de accesos, entre otros. Los expertos coinciden en señalar que es imprescindible establecer los procedimientos para el manejo de los documentos y aplicar constancia y control de forma periódica sobre los mismos para evitar el caos.

En este sentido lo que docQ Suite Documental puede aportar en aquellos sectores que tengan su epicientro en la manipulación de información es un potente, robusto y multifacético gestor de expedientes. La posibilidad de programar alertas y notificaciones  hace de docQ Suite Documental también una herramienta sin igual para facilitar además el tratamiento de los documentos pudiendo asignar estas alertas a distintas fases del periodo de vida de los mismos. Muy importante es la funcionalidad de versionado, ya que de una manera muy clara y directa podemos modificar un documento y guardarlo como una nueva versión.

Estas características hacen que rápidamente se puede ver rentabilizado el esfuerzo en mayor medida, al no malgastar tiempo inecesario en las tareas de gestión documental tan propias en los despachos. Eso sin descuidar la importancia que adquiere en este contexto el cumplimiento de las exigencias legales relacionadas con medidas de seguridad que apuntan a la protección de datos personales y que  son claves a la hora de realizar una correcta manipulación de la documentación.

Precisamente la gestión documental dispone de herramientas específicas para poder cumplir con todas estas obligaciones de una manera adecuada contando con los instrumentos necesarios y asegurar así el cumplimiento legal, ético y deontológico que exige la profesión. Las copias de seguridad y auditoria completa de las acciones de los usuarios complementan algunas de las importantes prestaciones que ofrecen para los distintos sectores y departamentos docQ Suite Documental.

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