Escenarios básicos de una herramienta de gestión documental

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Con la gestión documental inteligente tendrás la llave para hacer más con menos optimizando toda la información de tu organización de forma eficaz y eficiente

No disponer de un sistema de gestión documental ante el volumen de información que las empresas generan y almacenan diariamente es sinónimo hoy de fracaso. Procesar toda esta documentación, organizarla y poder extraer de ella valor añadido es sin duda la mejor opción hoy para la mejora de los procesos y la supervivencia en el mercado.

El almacenamiento incontrolado de papel sabemos que trae enormes perjuicios a las organiaciones, pero normalmente preguntas como ¿es costoso? ¿cuánto se tarda en digitalizar los documentos? o qué garantías de seguridad ofrecen este tipo de soluciones suelen ser habituales a la hora de tender a tener automatizada y digitalizada toda aquella documentación estratégica de la oficina.

Para entender los beneficios de este tipo de soluciones es crucial saber cuáles son los aspectos básicos que caracterizan a una herramienta de gestión documental. Uno de ellos son los llamados escenarios de la gestión documental definidos, según el Libro Blanco de la Gestión Documental, editado por la Agencia de Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid,   en seis.

Veamos:

  • Creación, captura de documentos y exportación: Aquí se engloban las fuentes de entradas como escaner, mail, red, papel…; la digitalización de los documentos; integración del correo corporativo; tipo de formatos y conversiones y la llamada exportación. Es decir: la capacidad de una herramienta para exportar los contenidos a dispositivos de almacenamiento o directamente a sistemas de ficheros.

En este sentido la digitalización consiste “en pasar un documento impreso en papel a formato electrónico utilizando un escáner, de modo que cada documento o papel se convierte en una imagen que puede ser consultada, pero no modificada”.  DocQ Suite Documental  incorpora un OCR zonal propio que permite una digitalización fácil y sencilla plenamente integrada en el proceso de trabajo.

Por otro lado, dado el volumen creciente de información que llega hoy en día a las organizaciónes es importante disponer de aplicaciones que gestionen la información y permitan optimizar el uso de los servidores de correo.

DocQ Suite Documental permite visualizar los correos entrantes interactuando con los mail enviados desde los módulos de Gestión Documental y Workflow. Un servicio específico monitorizará todos los correos entrantes en dicha cuenta y en aplicación de reglas previamente definidas realizará procesos de indexación automática y de reenvío de los mismos dentro de los flujos  establecidos.

Además un gestor documental, ha de permitir el almacenamiento de cualquier formato de fichero, independientemente de la fuente de entrada desde la que proceda, por lo que un repositorio documental ha de estar preparado para alojar y gestionar en su interior los más diversos tipos de ficheros, desde audio, video, formularios, etc.

  • ¿Y qué hay de la gestión y archivo de documentos? Hablamos del segundo escenario básico en la gestión documental, como indica el Libro Blanco,  y, en concreto, de funcionalidades del tipo Check-In, Check-Out: Conceptos empleados por la herramienta para bloquear y desbloquear la documentación cuando ésta es creada o modificada. Indexación full-text: utilizada para los documentos con tipología textual, que permitirá la búsqueda por contenido de los textos indexados o control de cambios o Control de versiones entre otros…

En realidad, las herramientas de gestión documental permiten definir reglas sencillas para la clasificación y catalogación de documentación gracias a la descripción de la documentación en los metadatos específicos para cada tipología documental.

  • Ahora entramos de lleno en la Gestión de Expedientes. Nos referimos a implantar soluciones informáticas que permitan automatizar y mejorar la gestión de los expedientes, agilizando los trámites administrativos mediante el uso de nuevas tecnologías. Así para las las organizciones es más facil  hacer frente a los tiempos de tramitación empleados, medir y evaluar el servicio prestado por la empresa o la falta de estandarización y homologación de los procesos de los componentes que integran la plataforma tecnológica base, lo que se traduce en escasa escalabilidad.

En el caso de docQ Suite Documental no sólo sólo trabaja con documentos individuales sino que es capaz de asociar y gestionar documentos en expedientes. Así cada expediente tiene sus propios datos de clasificación e información, que son independientes o complementarios a los criterios de clasificación de cada documento.

Comprender cómo trabaja un software de gestión documental en este aspecto es básico. Actualmente todas las aplicaciones documentales cuentan con una solución integral que contempla todo el desarrollo de procedimientos alrededor del documento, desde su registro de entrada hasta su archivo, posibilitando ciclos de revisión y aprobación a lo largo de todo el proceso de tramitación del expendiente.

En general, como se señala en el documento, “la implantación de un sistema de gestión de expedientes proporciona entre otras ventajas: redución de tiempos y recursos, eliminación de tareas innecesarias, ahorro en medios de archivo y consulta, acceso en la organización de datos y obtención de la documentación de manera inmediata además de un mejor control de la misma”.

  • Además hay que hablar de la indexación de la documentación, que no es más que asociar cada imagen digitalizada a uno o varios campos que luego se utilizarán en la búsqueda de documentos concretos. De este modo, un cliente puede encontrar una factura sin apenas complicaciones o puede solicitar la relación de facturas de un cliente o de un periodo concreto hasta encontrar lo que busca, realizando búsquedas más eficientes permitiendo recuperar de forma ágil la información almacenada para el uso de la actividad diaria.
  • Otro escenario es la distribución de la documentación. Se refiere a los cliclos de vida (Transición de estados que un documento ocupa mediante un proceso de negocio desde su creación, archivo o expurgo) y workflow.
  • Y por último la seguridad...comunicación segura, listas de control de acceso, backup… docQ Suite Documental es de lo más fiable en este sentido, ya que garantiza la total integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los activos de información.

En definitiva, estos seis escenarios son claves para comprender cuáles son  los rendimientos que podemos encontrar empleando una herramienta como docQ Suite Documental. Se trata de poder hacer más con menos.  De conseguir más eficiencia y eficacia.

¿Siguen aún las dudas? 🙂

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