No más papel. Digitalización certificada para tus facturas

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¿Se imaginan los problemas que ha venido acarreando la acumulación de papel en las organizaciones? Hablamos de tiempo, conservación, localización y errores en la clasificación, caos en la ordenación, búsqueda y selección de facturas. Con la digitalización certificada se pone fin al caos. Imagen portada: Flickr. Autor: srgpicker Licencia: Creative Commons

Terminar con el papel en la empresa es también hablar de un término que se maneja ya de forma habitual en el sector, la digitalización certificada. Es decir, el proceso que permite obtener copias de las facturas con valor de original y por tanto el vehículo que faculta a las organizaciones a ser más eficientes, productivas y también hasta más cuidadosas con el medio ambiente.

Para no perdernos la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) entiende la digitalización certificada como el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT.

Para ello no vale cualquier software de digitalización, sino que es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria, recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Esto ha supuesto un gran paso para las organizaciones, si tenemos en cuenta que con anterioridad a la norma, la AEAT  obligaba a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales.

¿Se imaginan los problemas que ha venido acarreando la acumulación de papel en las organizaciones? Hablamos de  tiempo, conservación, localización y errores en la  clasificación, caos en la ordenación, búsqueda y selección de facturas.

Ahora en cambio las empresas gracias a la digitalización certificada ahorran tiempo y  costos, gananando en una mayor eficiencia y mejorando notablemente su productividad. De hecho, podríamos decir que la digitalización certificada trae los mismos beneficios que la gestión documental. 

Además la digitalización certificada es especialmente ventajosa para aquellas empresas que independientemente de su tamaño, reciben un importante número de facturas.

Hacienda actualmente permite que toda empresa que lo desee, pueda escanear las facturas con un software homologado, firmarlas digitalmente y almacenar esas facturas digitales de una forma determinada. Precisamente docQ Suite Documental  está homologada por la Agencia Tributaria según lo dispuesto en la Orden EHA 962/2007 y la Resolución de 24 de Octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas.

Con esta herramienta no sólo se consigue eliminar definitivamente el archivo físico en papel, sino que además se dispone de una herramienta de gestión, ordenación y recuperación de todas sus facturas sin igual.

Las ventajas son, por tanto, obvias al consiguir un mayor control al permitir acceder y recuperar todas las facturas de forma instantánea, y recuperarlas para cualquier auditoría o inspección tributaria sin apenas esfuerzo.

Recordamos que  la digitalización certificada es muy diferente a la denominada como digitalización convencional. Las diferencias radican en que cualquiera puede escanear documentos y facturas y hasta tener un archivo físico en formarto electrónico, pero hay que tener claro que esos archivos digitales no tienen, ni tendrán nunca validez legal alguna y no permitirán, por tanto, destruir los papeles originales. Esto se consigue a través de la digitalización certificada que, frente  a la digitalización convencional, otorga a los documentos en formato electrónico validez plenamente legal ante cualquier organismo oficial. Cuestión esta fundamental para la vida de un documento.

Lo único que se requiere es que además de la homologación, que el proceso de digitalización  utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos recogidos en la ley en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización. Además se solicita que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental. Por ello, contar con un buen sistema de gestión documental en tu empresa te ahorrará tiempo y sobre todo problemas a la hora de gestionar toda la información.

En este sentido, docQuijote software es una compañía dentro de un grupo de empresas que cuenta ya con más de 25 años de experiencia trabajando en soluciones de management empresarial, específicamente en el campo de la gestión documental y los procesos de toma de decisiones a partir de información con base documental.

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