Movilidad y cloud, claves ineludibles en la gestión documental que viene

futuro gestión documental

La creciente descentralización de las empresas y trabajadores obligará a una nueva forma de trabajar afectando indudablemente a cómo se gestionan los documentos en una organización. Un escenario que señala ya un futuro en este ámbito claramente móvil. Imagen: Pixabay

Cuando hablamos del futuro de la gestión documental aparecen casi siempre dos palabras: movilidad y nube.  Y aunque, como aseguran varios expertos, la oficina sin papel está aún lejos de ser una realidad en las organizaciones, lo que sí parece cada vez más cercano es la creciente descentralización de las empresas y trabajadores que obligará a una nueva forma de trabajar afectando indudablemente a cómo se gestionan los documentos en una organización. Un escenario que señala ya un futuro en este ámbito claramente móvil, ya que las empresas tendrán que ir a soluciones que permitan hacer accesible cualquier documento desde cualquier punto del planeta, no importando dónde esté su ubicación, ni la del trabajador, haciendo accesible la información desde cualquier dispositivo pero garantizando sobre todo la seguridad de los datos.

Precisamente la movilidad es uno de los componentes básicos de la que ya se conoce como Tercera Plataforma. La forma de trabajar de hoy en día tiene mucho que ver con la capacidad de acceder desde cualquier sitio y en cualquier momento a la gestión de procesos fundamentales del negocio, así como facilitar las tomas de decisiones en la empresa. Esto supone el desarrollo de aplicaciones, plataformas y servicios móviles que lo hagan posible.

España está actualmente hasta 35 puntos por debajo de la media europea en lo que respecta a la aplicación de la movilidad en las empresas. Este dato apunta de forma directa a que de manera paulatina, pero constante, las organizaciones españolas irán incorporando estos avances a sus procesos de trabajo.

Es muy sencillo: ¿Si puedes acceder a la mayoría de las cosas desde un smartphone, por qué no a tu documentos de trabajo?

Pero además se ha de facilitar el trabajo colaborativo en la elaboración conjunta de documentos en tiempo real, una tendencia que estará cada vez más al alza gracias a esa cultura de movilidad que se asienta poco a poco en nuestro hábitat, traída por la proliferación de dispositivos que otorgan al ciudadano un acceso rápido y control de la información cada vez más completa, otorgándole gran poder de decisión y desdibujando fronteras.

La impresión móvil  será otra vía para facilitar esa tendencia, llevando a las organizaciones a ahorrar en papel teniendo una gestión documental óptima, lo que permitirá una notable reducción de costes.

Y junto a ello, el acceso de los documentos vía nube tendrá un papel destacado. Aunque ya hay voces en contra.

El cloud es considerado ya para muchos expertos un campo donde el desarrollo de los sistemas de gestión documental tendrán más alcance en los próximos años. Sin embargo, tal y como asegura María del Valle Palma Villalón, Miembro del Subcomité “Gestión de Documentos y aplicaciones” del Comité 50 de Documentación y del Subcomité  “Servicios y plataformas para aplicaciones distribuidas”, del Comité 71 Tecnología de la Información de AENOR, es necesario plantearse algunas preguntas esenciales en este campo, tales como: quiénes serán los propietarios de la información; en qué formatos específicos se archivarán, cómo se protegerá su integridad, fiabilidad, autenticidad y disponibilidad durante todo el tiempo que dure el servicio, o bien, cómo se destruirán sin que quede ningún rastro de ellos en el proveedor…

Cuestiones de enorme transcendencia que deben explicarse, como asegura esta experta, en las cláusulas de los contratos con los proveedores y los clientes de los servicios en la nube.

Pero también se señala al Big Data como otro gran tentáculo en el futuro de la gestión documental, donde se indica como recomendación desarrollar políticas para proteger los datos personales de clientes, proveedores y socios de tal manera que no se puedan extraer y analizar nada bajo previa autorización y siempre dependiendo del contexto y la naturaleza.

En realidad tan sólo aquellas  organizaciones que hayan logrado afrontar todos estos retos relacionados con la gestión de sus activos digitales y evidencias lograrán:

  • agilizar su gestión
  • aumentar su productividad
  • ahorrar costes
  • mejorar la calidad de sus servicios a sus clientes
  • aumentar sus ventas
  • mantener su reputación online
  • ser más competitivas

¿Y donde queda la formación? Definitivamente también será crucial  en el futuro tener profesionales de la  información y la documentación plenamente preparados conocedores de todas las tendencias en un sector claramente en constante evolución para afrontar todos estos retos relacionados con la gestión de los activos de información.

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