Mejora la vida útil de tus documentos. Crea alertas y expurgos

Siempre alerta!

El sistema de alertas de docQuijote Software es capaz de incorporar llamadas por caducidad o por vencimiento permitiendo además realizar un expurgo que permitirá la eliminación de aquellos documentos que hayan expirado garantizado un sistema ágil y sobre todo optimizado.

Un documento que no se encuentra es un documento perdido. Sin embargo, más allá de la contundencia de esta frase sí es cierto que hay documentos que tienen una determinada vida marcada fundamentalmente por una fecha a partir de la cual pierden todo su valor, por lo que su falta de localización puede causar un mal mayor. Ciertos documentos, como por ejemplo los relativos a temas fiscales o de contenido jurídico, pueden tener una vida útil determinada o un plazo de caducidad. Otros, como contratos de mantenimiento, certificados, notificaciones electrónicas, carnet de conducir o ciertas facturas van vinculados inexorablemente a un limite determinado de tiempo.

La suite documental docQuijote evita pérdidas de tiempo innecesarias y sobre todo facilita un potente sistema de avisos al poder definir exactamente el periodo que se desea tener bajo control y programar que ha llegado la fecha de caducidad de un documento determinado. Además docQuijote permite realizar un expurgo de los documentos eliminando aquellos que hayan expirado garantizando, con ello, un sistema ágil y sobre todo optimizado en la gestión de los documentos, teniendo la opción de almacenar dichos documentos en soportes paralelos más económicos.

Tener acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que se necesite y que el sistema sea fácil de administrar en el largo plazo se antoja hoy cuestiones claves a la hora de elegir un software de gestión documental idóneo. Precisamente frente a los gestores documentales al uso nace un nuevo concepto de gestor documental: suite documental.

Este sistema de alertas es capaz de incorporar llamadas por caducidad o por vencimiento y se puede asociar a las mismas la automatización de avisos, generación de procesos de trabajo, archivo en otro lugar o eliminación, entre otras… Otorgando además la posibilidad de configurar la solución en distintos idiomas.

Pero además si estás buscando un software de gestión documental, docQuijote ofrece un potente buscador con una gran capacidad de indexación de los documentos.  Recuerda que según diversos estudios un empleado invierte entre el 20% y el 36 % de su jornada laboral en buscar y recuperar información clave  llegando  a dedicar 1’8 horas al día de su jornada a este menester.

La suite docQuijote está configurada para compartir documentos archivados tanto con personal interno como externo, pudiendo indicar fecha fin de compartición, facilitando con ello,  el trabajo colaborativo, por ejemplo, entre instituciones.

La cantidad de información que se maneja hoy en día en la pyme, tanto en formato papel, como electrónico, es tan grande que obliga a usar herramientas de gestión documental para mejorar en productividad, eficiencia y eficacia, reduciendo costes y mejorando la capacidad de respuesta al cliente.

Os dejamos un vídeo resumen sobre el sistema de alertas y expurgo de la suite documental docQuijote y recuerda que mantener optimizada la gestión de la información de tu empresa evita preocupaciones innecesarias.

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