Más por menos. Cómo ahorrar en la gestión de documentos

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Entre el 6-15% de los ingresos totales de las empresas se dedican al manejo de documentos. Ahorrar en la gestión de documentos es posible. Foto: Pixabay.

Si tenemos en cuenta que más  del 15% de la superficie de las oficinas está reservada a armarios de archivo en papel, según  datos de AIIME Europa, y que el precio por almacenar un documento en archivo tradicional supera los 6 euros frente al ahorro que supone, por ejemplo, implantar un sistema de facturas electrónicas estipulado entre los 5 y 15 euros en la emisión, parece claro que las organizaciones está abocadas a instaurar mecanismos que agilicen todos sus procesos internos buscando la eficiencia y el ahorro de costes.

Precisamente se estipula que  11.000 euros es el coste por espacio de un archivo tradicional mientras que tan sólo 114 euros es lo que una organización puede emplear, según Gatner, en un sistema de archivo digital.

Además ya sabemos cuáles son los problemas que inciden en un mal uso de toda la base documental de una empresa:

  1. – Información dispersa
  2. – Errores de archivo
  3. – Coste elevado de almacenaje
  4. – Pérdida de tiempo en la localización
  5. – Cliente insatisfecho

Las ventajas de una gestión documental inteligente son hoy más que nunca evidentes. Ganar en eficacia y productividad supondrá de forma inevitable que las organizaciones apuesten por soluciones documentales que ofrezcan agilidad, seguridad, trazabilidad y recuperación inmediata de los documentos, incluso fuera de la oficina.

Este cambio permitirá a las organizaciones no caer en realizar, por ejemplo, 19 copias por documento, como se indica en el último estudio realizado por Coopers y Lybrand para dibujar el panorama de las empresas frente a la gestión documental. O, sin ir más lejos, no perder el 7,5% de sus documentos y que el 3% estén mal archivados.

El ahorro pasa por buscar hoy un gestor documental que ofrezca respuestas rápidas a la localización de la documentación estratégica de una empresa, que ayude en la clasificación y captura de datos y sobre todo en el manejo de la información, pudiendo facilitar la toma de decisiones estratégicas de las organizaciones y ayudando al trabajo en equipo.

Recuerda: entre el 6-15% de los ingresos totales de las empresas se dedican al manejo de documentos y, junto a ello, el coste por minuto de una persona buscando documentos es de 0,19 euros.

Además el gestor documental elegido debe de dar respuesta a una acción ordenada al uso masivo de las tecnologías de movilidad, donde la seguridad de un archivo tradicional queda en el aire frente a la digitalización de documentos, evitando pérdidas y extravíos innecesarios.

Definitivamente ahorrar en gestión documental es apostar por la productividad, eficiencia y eficacia. Y por consiguiente por la digitalización junto a la implantación de soluciones que den respuestas de forma ordenada a todo el ciclo que compone la gestión de documentos, tanto desde su creación como hasta su destrucción.

Ahorrar en la gestión documental es posible!

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Un comentario en “Más por menos. Cómo ahorrar en la gestión de documentos
  1. Pedro Salgada dice:

    Me he quedado asombrado. Tenemos que ponernos las pilas las Pymes españolas para ganar en productividad y disminuir costes. Es la única forma de crecer

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