Requisitos imprescindibles de seguridad en un gestor documental

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Un sistema de gestión de seguridad de la información óptimo debe proteger la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los activos de información, tanto digitales como físicos. Foto: Pixabay y Freepik

Los documentos son el vehículo más importante para la transmisión de la información entre las organizaciones, las instituciones y las personas. En realidad son los activos de un negocio, sin ellos las empresas e instituciones no existirían tal y como las conocemos ahora. Tienen, por tanto, un papel crucial en la vida de las empresas y otorgan a éstas una ventaja competitiva si saben usarlos y tienen una gestión óptima de los mismos, lo que incluye un aspecto muy importante: la seguridad.

Según la RAE cuando hablamos de seguridad  nos referimos a todo aquello que pueda estar  libre y exento de peligro, daño o riesgo. Si este concepto lo trasladamos a la información que maneja a diario una empresa lo más probable es que estemos  indicando lo que no queremos que ocurra con una gestión documental deficiente. Es decir: perdidas innecesarias de tiempo, extravíos, deterioros…

Pero también hay que sumarle gastos, ya que lo más probable es que ante una mal uso del papel en la empresa te verás obligado a imprimir más de los imprescindible al no tener implantado un sistema de gestión documental óptimo que ayude a tu organización a ser más ágil y eficiente. Es justamente aquí donde hay que tener en cuenta cuáles son las claves a la hora de elegir el software documental idóneo y entre ellas, quizás una de las más importante es aquella que se refiere a la seguridad.

Por un lado hay que garantizar la confidencialidad, habilitando filtros de acceso avanzados y personalizables de tal forma que siempre se tenga control de quién es el que puede acceder a los documentos de la empresa. Además como clave dentro de la seguridad para hacer frente al miedo a la pérdida de archivos, las copias de seguridad (Backup) son imprescindibles para una excelente gestión de los documentos. Hay algunas soluciones que contemplan auditorias completas de las acciones de los usuarios como la suite docQuijote, permitiendo el mejor control de la manipulación de la información.

Pero también hay que tener claro las posibilidades de indexación de los documentos para facilitar la búsqueda, ya que la disponiblidad y el acceso a los documentos es fundamental para una gestión segura de los mismos.

docQuijote Suite permite automatizar el proceso de clasificación e indexación de cualquier documento de forma ágil y sencilla gracias a las funciones de:

  • Lectura de código de barras 1D y 2D
  • Indexación por contenido
  • OCR inteligente
  • OCR zonal
  • Otros

El sistema de gestión de seguridad de la información debería proteger la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los activos de información, tanto digitales como físicos. El proceso de gestión de seguridad de la información debe ser, por tanto, sistemático, estar documentado y comunicarse a todos los miembros y partes interesadas de la organización.

En docQuijote Software, a diferencia de lo que ocurre con la mayoría de las empresas de este sector, nuestros clientes no tienen por qué adaptarse a las funcionalidades de un software complejo del que acaban utilizando una pequeña parte. Todo lo contrario: es nuestro software el que se va a adaptar a las necesidades concretas y diferenciadas de cada una de las empresas con las que trabajamos. Somos especialistas en crear desarrollos innovadores en el campo del software empresarial, específicamente en el campo de la gestión documental y los procesos de toma de decisiones a partir de información con base documental.

Recuerda que la información es un valor clave para las empresas; protegerla y gestionarla correctamente es imprescindible.

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Un comentario en “Requisitos imprescindibles de seguridad en un gestor documental
  1. Juan dice:

    Me apunto estos principios básicos porque son la clave de que después hagamos un trabajo seguro y sin ningún problema que pueda derivar en accidente, muy completo el artículo

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