Los cinco pecados (confesables) de la empresa actual

Los cinco pecados (confesables) de la empresa

¿Se ha parado a pensar, por ejemplo, lo que puede ahorrar sin papel? Foto: Pixabay

Para mantenerse en la vanguardia las empresas tienen que transformar sus estructuras de organización, procesos y sistemas tradicionales. No es un camino fácil, pero tampoco imposible. Aún así, todavía sigue habiendo obstáculos y barreras insalbables.

En este post detallamos algunos de los pecados (confesables) que siguen siendo habituales en las empresas en el actual contexto de digitalización.

Ya saben: prevenir siempre es mejor que curar 😉

Resistencia al cambio

Normalmente la frase de más vale lo malo conocido que lo bueno por conocer suele ser aún la tónica general en algunas empresas. La falta de cultura de cambio sigue siendo un problema para muchas pequeñas y medianas empresas ante la falta de información y desconocimiento. En este sentido todavía son muchas las organizaciones que dependen, por ejemplo, de procesos manuales en la gestión de sus documentos y romper esa dinámica cuesta. No puede tener los mismos resultados una organización que tiene al  inmovilismo de bandera, frente a otra que muestra una alta capacidad de adaptación a los cambios para satisfacer las demandas de una nueva sociedad. Estamos en la era digital y no querer verlo aún es un grave fallo. Redes sociales, digitalización, gestión óptima de los datos o tener al cliente en el centro de las acciones y no al producto, son algunos ejemplos sobre los que hay necesariamente que tomar nota.

Pérdida de información

Está claro que la información es un valor al alza  y sobre todo hoy, que caminamos con paso firme a que los datos formen parte imprescindible de nuestras vidas con la eclosión que supone y supondrá aún más el IOT (Internet de las Cosas). Por ello, es crucial estar prevenido para cualquier causa natural: ya sea incendio, terremoto, inundación y cualquier otra circunstancia donde aparezca el factor humano, sabotaje o simple despiste. Es fundamental tener un control absoluto, por ejemplo, de quién usa los documentos y los modifica en su empresa, (trazabilidad) pero también hay que tener copias de seguridad habilitadas y esto es mucho más sencillo, a través de un software de gestión documental,  ya que permite, sin duda, una mejor custodia y control de los mismos. Recuerda que las empresas que realizan una gestión responsable de la información se benefician de una mayor productividad y confianza por parte de sus clientes.

Desactualización tecnológica

Mantener al día las TIC y tener un socio tecnológico que vigile y implemente todas las constantes actualizaciones y que a la vez impida riesgos tecnológicos vinculados también a la obsolescencia del sofwtare y hadware, es imprescindible. Además debe ayudar a detectar cuáles son esas  tendencias existentes en el mercado que mejoran la productividad y eficiencia de su organización. Así  la apuesta por la innovación debe ser constante. Realmente aquellas empresas que no aprovechen al máximo las posibilidades que ofrece las nuevas tecnologías perderán ventaja competitiva. Un dato: las empresas españolas pueden ahorrar hasta un 50% en costes con el Cloud Computing. Lo dicho: hay que contar con un buen partner tecnológico que sea capaz de evaluar y guiar a las empresas para evitar al máximo el fracaso.

Costes sin control

¿Se ha parado a pensar, por ejemplo, lo que puede ahorrar  sin papel? Examinar todos los gastos para detectar aquellos que sean supérfluos o mejorables debe ser su cruzada diaria. Encontrar aquellos que sean susceptibles de mejorar o ser sustituidos por otros menos costosos buscando otras alternativas es un gran paso. No olvide que gastos a priori inofensivos pueden ser a la larga una trampa, como es el caso de los costos asociados con la utilización del papel en las organizaciones. Optimizar su consumo es una de la medida altamente recomendable. Por ello, la medición de la cantidad de papel que se consume en una oficina permite obtener información muy útil para promover la adopción de medidas de ahorro y conocer así conocer qué mejoras se pueden realizar.

Personal no cualificado

El talento es el motor de cualquier empresa y bajo esa premisa no se puede tener trabajadores con competencias inadecuadas en el contexto de digitalización que viven las organizaciones. Los datos señalan a que pocas empresas han usado con éxito tecnologías digitales para evolucionar sus negocios hacia lo digital, significando esto una clara ventaja competitiva, por lo tanto hay que adaptar la plantilla al nuevo contexto que exige el nuevo mercad0,  pero también incorporando nuevos perfiles que pueden ser estratégicos. Ya no es tan importante tener conocimientos, como la capacidad para adquirir aquellos que necesitamos en nuevas situaciones. Hay que buscar y aprovechar los recursos y tener gran capacidad para conectar con personas cobrando, hoy una gran importancia tanto el análisis como el espíritu crítico.  Todo bajo el prisma de una buena autorganización  del trabajo y también del necesario reciclaje constante, que no se olvide.

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