Localiza, conecta e indexa todo el papel de tu oficina sin complicaciones

Búsqueda

Una organización con un uso intensivo de documentación podría ahorrarse implementando sólo un software de gestión de documentos 880 euros por empleado y mes.

Piensa por un momento cuántas veces has hecho este ejercicio: introducir el concepto que quieres buscar, el tema o la empresa en cuestión en el buscador pertinente y por arte de magia internet te devuelve millones de resultados respondiendo a aquello que más te interesa. Y si además no logras lo que esperas es tan fácil como afinar tu búsqueda y añadir aquellas palabras que, conocidas como ‘claves’,  pueden dotar de mejores resultados tus propósitos. Precisamente la búsqueda en la red se ha convertido en parte habitual de nuestro quehacer diario gracias a estos pequeños programas informáticos llamados algoritmos que han hecho que entrar y tamizar la información en la actualidad sea relativamente fácil. Sin embargo hoy nos lanzamos una pregunta: ¿qué ocurre cuando hay que hacer el mismo proceso desde dentro de la organización?

La realidad con la que nos encontramos en las empresas es mucho más compleja y la llamada‘búsqueda empresarial’ no es fácil de lograr.  En la actualidad en las organizaciones convive, como ya sabemos, una cantidad ingente de información en distintos soportes y formatos: correo electrónico, documentos, expedientes, facturas, bases de datos, archivos de sonido, imagen… Ordenarla, identificarla, conectarla e indexarla es ya un proceso complejo pero una vez logrado,  se alcanza unas cotas de eficiencia y productividad insospechables.

La organización AIIM, Comunidad Global de Profesionales de la Información, señaló ya hace unos años que la productividad de los profesionales mejoraría un 30 por ciento si pudieran encontrar los documentos e información interna de forma tan sencilla y rápida como lo hacen en la Red y elaboró un estudio que hacía precisamente hincapié en la importancia de la búsqueda y del empleo de herramientas adecuadas dentro de las organizaciones como vehículo de mejora en sus procesos de negocio y en la relación con los clientes.

En concreto en dicho documento se revelaba que más de la mitad de las empresas consultadas (el 71%) ya advertían que la búsqueda es esencial y sin embargo sólo el 18 por ciento de las mismas tenían capacidades y lo más interesante, herramientas adecuadas para optimizar la búsqueda.

Precisamente el proceso de búsqueda es vital para la productividad y eficacia de los empleados de cualquier empresa, siendo un requisito fundamental en la era de la información en la que nos encontramos, ya que no emplear los cauces adecuados en su mejora es el abono perfecto para los errores, pérdidas y extravios innecesarios.

Como sabemos la información crece rápidamente en todos los negocios y la productividad, cumplimiento y capacidad de respuesta de las empresas descienden notablemente si no se hace nada para gestionar de forma inteligente la avalancha de información y documentos.

Los beneficios de tener las mejores herramientas de búsqueda iniciden, por tanto, en una mejor toma de decisiones, generando empresas más rápidas con respuestas más precisas para sus clientes, además de estar unido a la satisfacción de los trabajadores, ya que emplear procesos de automatización e indexación son básicos para muchos departamentos al ahorrar tiempo y hasta situaciones de estrés.

Los datos son muy claros, según señalaba ya la propia AIIM:

  1. La productividad del personal administrativo puede incrementarse una media del 33 por ciento gracias al uso de workflow, formularios escaneados y captura de datos automatizada.
  2. Tener un archivo exclusivamente electrónico reduce el espacio físico de oficina de un 14,5 por ciento a un 5,9 por ciento, es decir: hablamos de una reducción del 60 por ciento.
  3. Un entorno de trabajo accesible y colaborativo podría mejorar la entrega de proyectos en una media del 23 por ciento en términos de tiempo y costes del proyecto.

Precisamente la propia AIIM resaltaba que una organización con un uso intensivo de documentación podría ahorrarse implementando sólo un software de gestión de documentos, como la Suite Documental docQuijote,  880 euros por empleado y mes. Además de evitar que  la mitad de la jornada laboral de un empleado esté ocupada en encontrar información que necesita, según cifras que baraja la consultora PwC, o impedir que casi más de un 7 por ciento de los documentos de tu empresa se pierdan o se archiven en el lugar que no corresponde.

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