Las cinco mentiras que escuchará sobre la gestión documental

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Alejarse del papel debe ser una prioridad para las organizaciones y desechar tópicos sobre la gestión documental implementando soluciones paulatinas en las empresas es sin duda el camino más acertado para la eficiencia.

Deshojar la margarita y abandonar definitivamente el papel para  mejorar la eficiencia y aumentar la productividad es probablemente hoy una de las cuestiones más complejas a las que tengan que hacer frente las organizaciones. En este post  no vamos a volver a contar los beneficios de una gestión documental inteligente pero sí haremos frente a esa serie de tópicos que impiden hoy a muchas organizaciones adoptar una de las herramientas más adecuadas para mejorar sus procesos internos, garantizando su superviviencia.

Allá vamos:

1.- La gestión documental es carísima

Tener una óptima gestión documental no es proporcional a una mayor inversión. Cuando hablamos de gestión documental estamos señalando siempre a herramientas muy rentables ya que permiten, más allá de un correcto archivado, custodia y clasificación de los documentos, la automatización de procesos de negocio, una de las cuestiones claves para entender hoy el éxito de la gestión documental. Más agilidad, mayor productividad y sobre todo ahorro de tiempo y costes son los beneficios que reporta la adopción de una solución de estas características que además normalmente suele estar amortizada en el primer año de vida y cuenta con un retorno de la inversión alto. Lo caro realmente es elegir una solución que no se adapte a la medida y necesidades de la empresa y para ello, hay que contar siempre con partners tecnológicos adecuados que sean capaces de ofrecer soluciones rentables. Es evidente que la gestión documental no es gratis,  pero lo que no cabe duda es que una inversión necesaria ya que elimina tanto los errores producidos por el tratamiento manual de la información como  los costes de almacenaje,  lo que nos da claramente el poder de su utilidad para las organizaciones. Recuerde: 18 minutos es el término medio que te puede costar buscar un documento no digitalizado ¿Se imagina lo que podría hacer con este tiempo? ¿Y si pensamos en términos de impresión?

2.- Es sólo para grandes empresas

Todas las organizaciones mueven a lo largo del día un gran volumen de información, la cantidad de papel para archivar en las compañías se duplica cada cuatro años. A estas alturas lo que es evidente que  la automatización de procesos documentales se aplica a cualquier empresa, independientemente de su tamaño y volumen.  Es más, cuanto más pequeña sea la empresa más necesidad hay de que los trabajadores sean liberados de tareas manuales no productivas para poder dedicarse a otras que aportan más valor añadido para las organizaciones. La clave está, como en casi todo, en elegir bien. Por otro lado, en cualquier empresa siempre hay áreas y departamentos en donde aplicar la gestión documental: clientes, marketing, recursos humanos, financiero o proveedores lo que da ejemplo de que la gestión documental es una herramienta claramente transversal que incide tanto en grandes, pequeñas o medianas compañias. Por otro lado hay pocos sectores que escapen también de ella…

3.- Muy díficil de usar

Adoptar un software de estas características no requiere que el empleado tenga un proceso de aprendizaje adicional que lastre su productividad, aunque es evidente que debe pasar por un proceso de aprendizaje previo. Normalmente este tipo de herramientas tienen un interfaz fácil de usar y personalizable para garantizar una mayor agilidad operativa, trabajando con contraseñas seguras pero lo habitual, además, es que este tipo de soluciones siempre cuenta con un soporte técnico adecuado que resolverá cualquier tipo de ayuda y solventará todas las dudas. Lo prioritario: es hace un análisis de procesos y flujos de trabajo para ver cómo se está realizando e implementar las medidas necesarias para dar el paso definitivo a la digitalización sin tropiezos. Implementar una herramienta de estas características necesita de experiencia y recursos tecnológicos adecuados.

4.- No hay seguridad

Piense por un momento que cree que es más seguro ¿Un documento encima de su mesa o digitalizado en su ordenador? Si hay algo que otorga la gestión documental inteligente es altos niveles de seguridad ya sea porque se pueden establecer controles de acceso, definiendo permisos y roles, tener informes de auditoria cuando quiera, copias de seguridad que eviten riesgos innecesarios y sobre todo garantiza el cumplimiento de las normas de protección de datos que  cualquier documento físico. Es decir hablamos de confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos de su organización. Pasen y lean

5.- La gestión documental sólo  implica a una parte de la empresa

Rotundamente falso. Tanto la dirección como los empleados, ya sean mandos superiores como  intermedio o inferior tienen en la gestión documental inteligente una herramienta fundamental de trabajo. Así una de las cuestiones que hay que hacer para que su implantación sea un éxito abordar antes un plan de comunicación y divulgación de los beneficios que otorga su implantación. De hecho la gestión documental debe formar parte activa de las tomas decisiones. Toda empresa recibe documentos y contenidos digitales que pasan a formar parte de información valiosa y necesaria para el conocimiento y la ejecución diaria a lo largo de toda la estructura organizativa.

Por tanto alejarse del papel debe ser una prioridad para las organizaciones y  desechar tópicos sobre la gestión documental implementando soluciones paulatinas en las empresas es sin duda el camino más acertado para la eficiencia.

Ahora le proponemos algo: ¿Se atreve a engrosar esta lista negra sobre los tópicos que hay alrededor de la gestión documental? En docQuijote nos interesa su conocimiento. Participe!

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