Ladrones de tiempo

Ladrones de tiempo

La estadística nos dice que un empleado puede llegar a invertir entre el 20 y el 36% de su tiempo en la búsqueda de información. Imagen: Pixabay.

Una de las grandes ventajas de la gestión documental es su capacidad para mejorar la productividad de las empresas. Y esto no es una frase vacía. Todos los estudios llevados a cabo hasta el momento señalan que un empleado invierte entre el 20% y el 36 % de su jornada laboral en buscar y recuperar información clave  llegando  a dedicar 1’8 horas al día de su jornada a este menester.

La razón de esta foto fija se encuentra fundamentalmente en una inadecuada clasificación de los documentos, cuando no falta de ella, o el simple extravío, con el perjuicio asociado que conlleva especialmente si se trata de albaranes, facturas o pedidos.

Y esto ocurre sí o sí. La estadística nos dice que en ausencia de sistemas automatizados de gestión documental, se perderán casi 8 de cada 100 documentos y, además, otros 3 estarán mal clasificados o se habrán archivado erróneamente. Esto es, casi un 12% de incidencias relacionadas con los documentos en procesos clave de negocio.

Por ello es imprescindible para la optima conservación una herramienta de gestión documental que permita el adecuado ahorro de costes asociados derivados a esa pérdida de tiempo, pero también que ayude a aumentar la efectividad debido a que estos sistemas permiten la simplificación y racionalización del flujo interno de los documentos.

Hay que tener en cuenta que la digitalización lleva aparejada una reducción drástica en los costes de producción, distribución y conservación, que pueden variar entre el 20 al 40% respecto al almacenamiento físico.

Precisamente la suite documental docQuijote es una herramienta especialmente diseñada para gestionar toda la documentación de la empresa de una forma eficaz e inteligente. Este tipo de soluciones avanzadas ayudan a automatizar el tratamiento de los documentos haciendo el día a día más fácil al contribuir a mejorar  la  calidad del servicio al cliente, incrementar la eficiencia y mejorar la productividad  a través de unas funcionalidades únicas con opciones de administración avanzadas.

Además docQuijote Suite  es muy fácil de usar, ya que es la única solución de gestión documental que le permite visualizar la documentación como desee. La configuración de carpetas es dinámica y personalizable por el usuario, a lo que se añade que desde una única aplicación podrá trabajar con los documentos más habituales en su organización. Abra un Word, edite un Excel, compruebe su correo electrónico…  Todo ello sin salir de docQuijote.

Solicite una demostración  y conozca de primera mano los beneficios que puede aportar  la gestión documental a su empresa y olvídese de los ‘ladrones de tiempo’.

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