La trazabilidad en la gestión documental. Quién, cuándo y dónde

Quién cuándo

Gracias a la gestión documental ya es posible saber quién ha modificado un documento, en qué momento se ha realizado la revisión, cuántas modificaciones ha tenido e identificar el autor. Todo ello clave para tener un mayor control de la información de nuestra organización.

Se define como trazabilidad a “aquellos procedimientos preestablecidos  que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de herramientas determinadas”. Si esto lo llevamos al ámbito de la gestión documental nos encontramos con la posibilidad de tener bajo control todas aquellas modificaciones a las que se pueda ver sometido un documento, de tal manera de se puede saber, entre otras cuestiones, quién ha introducido un cambio en el mismo.

Precisamente la trazabilidad es uno de los aspectos más importantes que facilita la gestión documental. Hoy en las organizaciones se trabaja como sabemos de forma colaborativa y contar con una herramienta que cree, modifique y recupere versiones de cada documento identificando al autor y guardando su evolutivo es crucial para mejorar en eficiencia, productividad y sobre todo en seguridad.

La Suite Documental docQ es capaz de eso y mucho más al ofrecer distintas soluciones para facilitar la gestión automatizada de diferentes procesos sobre el documento digitalizado antes de su archivado: extracción de datos, lectura de código de barras, indexación por contenido, distribución automática, comunicación a terceros y un sin fin de ventajas.

Las empresas deben situar hoy como una prioridad la reducción de costes vinculados al papel y ello contempla tener también una óptima trazabilidad de los mismos siendo las herramientas de gestión documental unas de las apuestas estratégicas más importantes de nuestros días, ya que sin papel hay menos riesgo de la que la organización pierda su información dentro de la empresa.

Un riesgo que crece exponencialmente debido a los entornos con gran movilidad al que se ven ya sometidas las empresas, por ello contar con un buen gestor documental que tenga bajo control toda la información puede evitar búsquedas innecesarias ligadas a pérdidas notables de tiempo y grandes disgustos.

Habilitar filtros de acceso avanzandos y personalizables de tal forma que siempre se sepa quien pueda acceder a los documentos es clave dentro de la estrategia de seguridad que deben contemplar necesariamente hoy las organizaciones inmersas cada día más en un manejo y trasiego constante de información. Por ello son fundamentales las auditorias completas de las acciones de los usuarios que permiten un mayor control de la manipulación del que es el patrimonio más valioso de las organizaciones: los documentos.

Una óptima trazabilidad en la gestión documental permite, además, la gestión racional de los recursos llevando aparejado por tanto la reducción de costes y por consiguiente un uso más adecuado de la información en procesos claves del negocio.

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