La factura electrónica no despega

Facturación Electrónica

La factura electrónica, frente a la de papel, supone  a las Administraciones Públicias  un ahorro de 3,75  euros.

Pese a que  la factura electrónica es ya obligatoria en los contratos entre las Administraciones y sus proveedores desde el 15 de enero de 2015,  las dudas y algunas lagunas de información están acompañando los primeros días de su puesta en marcha. De hecho, la operadora global Seres ha elaborado un amplio y detallado informe donde se puede ver cuáles son las preocupaciones más comunes con este sistema que se vaticina que poco a poco se vaya implantando en las empresas.

Entre ellas figura el hecho de que aunque algunas entidades públicas se hayan adherido formalmente a FACe, “no significa que estén preparadas técnicamente para realizar pruebas”. Tampoco se sabe si hay un límite para no estar obligado a emitir factura electrónica.  La Ley permite dar una opción adicional a los proveedores de emitir factura en papel siempre y cuando la entidad pública notifique formalmente esta posiblidad. El límite máximo es de 5.000€ aunque la entidad puede indicar una cantidad menor, según informa Seres.

Por otro lado tampoco existe claridad de qué información se necesita incluir obligatoriamente en la factura electrónica para que su tramitación sea correcta. A raíz de la Ley 25/2013 es necesario indicar los campos DIR3, es decir, la relación entre oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Hay algunas entidades públicas que solicitán infornación adicional como códigos de expediente, pedido…De hecho desde Seres se pone énfasis en que “no existe una fuente donde se informe, oficialmente y de manera clara y precisa, de todos los puntos de entrada operativos”, lo que supone una dificultad añadida para las empresas. “Esta información resulta especialmente crítica para los proveedores que trabajen con las administraciones locales”

Según recoge la ley, varios  sectores estratégicos deben ofrecer obligatoriamente la posibilidad de que sus clientes les remitan o reciban sus facturas en formato electrónico, bajo pena de multa de hasta 10.000€.

Hay que recordar que  la normativa al margen de la Administración señala también de forma directa a  aquellas organizaciones que operen en los siguientes sectores económicos denominados como ‘servicios al público en general de especial transcendencia económica’:

  • Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
  • Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
  • Servicios de suministro de agua a consumidores.
  • Servicios de suministro de gas al por menor.
  • Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

Para Seres, la solución gratuita que ofrece el Ministerio para la emisión de Facturae no permite una gestión automática y ágil de las facturas y está teniendo problemas de conexión con FACe, además de ser limitada dado que no conecta con los otros puntos de entrada de la administración autonómica y local que ya están en funcionamiento.

Por ello es muy importante tener presente, si usted factura con la Administración, cuáles son las obligaciones que tiene una empresa que hace una factura electrónica y tener muy claro cómo implantar un sistema de facturación electrónica en su empresa.

En este sentido las  obligaciones que tiene la empresa que hace una factura electrónica son:

  • Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
  • Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
    Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
    Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
    Contabilizar la factura.
  • Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida y que las conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional.

Nuestra recomendación es que se opte por el sistema más sencillo que le permita tener el control de todo el proceso. En este caso se trataría de incorporar a su sistema IT una solución de facturación electrónica homologada. Y si está asociada a una aplicación de gestión documental, será mucho más eficaz,  ya que le permitirá gestionar su facturación de forma automatizada, rápida y efectiva.

En resumen, una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Por ello, es crucial automatizar los procesos en este apartado y optar por una buena solución documental que contemple un sistema adecuado de facturación electrónica,  ya que otorga a las empresas más agilidad, simplificación en la gestión, seguridad, optimización de los procesos, pero también innovación frente a los clientes y ventaja competitiva con respecto a la competencia, abriendo oportunidades al dinamizar los procesos de cobro y pago y mejorar la visibilidad para localizar los casos de morosidad olvidándose del almacenaje físico. Eso sin olvidarnos del importante ahorro que genera

De hecho los ahorros anuales estimados sólo para la Administración General del estado por el cambio a tramitación electrónica de las facturas, se elevan a 51 millones de euros y 2,3 millones de euros de ahorro en papel. Así los ahorros por factura se calculan para los proveedores de bienes y servicios de las Administraciones Públicas en 0,70 euros, pasando de un coste en papel de 0,76 euros a un coste electrónico de 0,06 euros.

Las Administraciones Públicas ahorran por recepción 2,78 euros, pasando de un coste en papel de 2,87 a un coste en electrónico de 0,09 euros. En total, cada factura presentada según informan desde el Ministerio de Hacienda,  supone un ahorro de 3,75 euros.

Puedes ver todo el Informe de Situación de los Puntos de Entrada de Facturas Electrónicas en la Administración aquí

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