La digitalización, la mejor alternativa para una óptima conservación de sus facturas

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Si hay algo que ha conseguido la digitalización de documentos ha sido mejorar tanto el acceso como la búsqueda pero sobre todo dar fiabilidad en la conservación, no importando el tiempo. Conservar en papel o en formato digital es realmente indiferente y cada empresa es libre de optar por el método que mejor le convenga,  pero es evidente que la conservación, si se opta por la digitalización, le otorgará altos niveles de seguridad, más ahorro y un mayor espacio disponible.

En una empresa es habitual encontrarse tanto documentos en papel como en formato electrónico y a menudo esa conviencia provoca pérdidas de tiempo innecesarias debidas fundamentalmente a una mala clasificación, sobre todo en aquellos documentos que, como el caso de las facturas, deben conservarse durante un periodo determinado. La conservación de cualquier tipo de documento  implica, por tanto, garantizar tanto la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Hasta hace poco el medio más habitual para el almacenamiento era el soporte físico y apilar aquellos documentos que inciden la contabilidad de una empresa en archivadores y carpetas suponía, y sigue suponiendo aún en muchas pymes, frente a las bondades que ofrece la digitalización,  limitaciones de espacio, un sobrecoste adicional y problemas a la larga frente a desastres naturales.

El tiempo para conservar facturas, documentos y justificantes viene establecido en el código de comercio fijando el plazo de seis años  “a partir del último asiento realizado en los libros”.  Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto. Por ello, la conservación de las facturas siempre ha generado en las empresas  un problema añadido, sobre todo en aquellas que emiten y reciben grandes cantidades de facturas que tienen ya en la digitalización certificada la mejor alternativa posible.

Así, la ley señala que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo indicado no sólo las facturas emitidas y recibidas sino además:

  • Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
  • Aquellos documentos  acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

En concreto esta obligación incumbe a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto.

Unificar criterios y no instalarse en la utilización de dos formatos le evitará  errores en el futuro. Desde docQuijote recomendamos digitalizar todas sus facturas en formato en papel. Así, podremos convertir y conservar en formato electrónico siempre que se haga de acuerdo con el artículo 7 de la orden EHA/962/2007, para lo cual se ha de contar con un software homologado de digitalización certificada. Nuestra solución permite obtener copias digitales de las facturas con valor original haciendo posible, además, destruir la factura en papel.

Recuerde que la pérdida de facturas puede salir muy caro al no poder justificar los gastos y verse perjudicado. Por lo tanto, una óptima conservación es fundamental por una serie de razones básicas, al garantizarle que en el futuro pueda la iniciar, sin problemas,  una reclamación o queja. También le permite la constatación de que se ha comprado un producto y servicio, además de que una buena conservación le evitará  en el futuro  posibles  problemas que puedan surgir en las relaciones con el vendedor o el suministrador del servicio, siendo un instrumento indispensable para justificar los gastos ante las autoridades tributarias.

¿Va a seguir entonces confiando en el papel?

 

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