La digitalización en las empresas sigue sin ser efectiva

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Más del 50 por ciento de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas/Pixabay.

La digitalización parece comenzar a entenderse como un hecho transversal que necesita de una clara planificación de todos los miembros de la organización para poder implementar los cambios que solicita el nuevo cliente digital. Hablamos de nuevas formas  de trabajar  y del empleo de la tecnología para impulsar nuevas maneras de hacer negocio. Sin embargo, en Europa el  41 por ciento de las empresas siguen sin haber iniciado aún la ansiada transformación digital. El último informe presentado por ONTSI (Observatorio Nacional de Comunicaciones y de la Sociedad de la Información) sobre la Sociedad en Red da fe de ello y evidencia el desfase existente, al menos en España,  entre la sociedad  y el mundo de la empresa.

Tomemos como base algunos párametros  en  dicho estudio:

En cuanto a empleo de la firma digital en los documentos, entendiendo como la información cifrada que identifica al autor de un documento electrónico y autentifica su identidad, siendo única y específica de un usuario o un ordenador,  sólo es usada por el 17 por ciento de las organizaciones (de más de 10 trabajadores) para relacionarse de forma habitual con los proveedores y clientes. En realidad su uso se extiende fundamentalmente para contactar con la Administración, en el 98 por ciento de los casos, en consonancia con la obligatoriedad que requieren hoy los organismos públicos.

La factura electrónica corre la misma suerte, ya que la mayoría de las empresas siguen instaladas en el papel y las que se atreven a dar el salto continuan utilizando el formato electrónico no adecuado en el envío de las e-facturas, por ejemplo PDF, en un casi 70 por ciento, frente al 18 por ciento que sí utilizan el formato estandar adecuado para el procesamiento autómatico de las facturas: EDI, UBL, XML.

El informe deja patente que hablar de la Sociedad de la Información en variantes como por ejemplo la utilización del comercio electrónico por parte de las pymes para vender sus productos y servicios o las compras online transfronterizas, requieren aún de mayores impulsos. De hecho, la pasada semana nos sorprendía otro dato: el 44 por ciento de las pymes aún no vende online (Perspectivas eCommerce 2015. Observatorio eCommerce de la escuela Foro de Economía Digital)

Si nos referimos a la integración de la información dentro de la empresa, es decir: si digitalmente se comparte electrónicamente y automáticamente a través de una o varias aplicaciones informáticas, evaluando el intercambio de datos entre distintas áreas de las compañías,  sólo el 38 por ciento de las empresas, con más de 10 empleados, disponen de herramientas informáticas para compartir información sobre compras/ventas con otras áreas de la empresa (los llamados ERP) contemplando apenas un 36 por ciento, el uso de alguna aplicación informática para gestionar información de clientes (herramientas CRM).

En el campo de la digitalización de documentos las noticias tampoco son halagüeñas. Coleman Parkes Research ya resaltaba hace un año que más  del 50 por ciento de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas. Todo pese a que la digitalización de los documentos impresos supone un ahorro anual que oscila entre el 5 y el 20 por ciento.

Es evidente que se percibe necesario realizar un mayor impulso entre las empresas, aunque  existe ya un pequeño cambio de tendencia en áreas como el servicio de atención al cliente y la experiencia del consumidor, al ser justo ahí donde se está comenzando verdaderamente la transformación digital en las organizaciones, como reconoce Stibo Systems. La adaptación de los negocios al nuevo entorno digital requiere de un correcto uso de la tecnología disponible, pero también de unos partners adecuados.

Recuerda que la transformación digital permite a las empresas  crecer hacia un futuro con modelos de trabajo más productivos y ágiles, donde se fomenta el conocimiento compartido de los trabajadores y aumenta la capacidad de respuesta ante las necesidades de unos clientes cada vez más exigentes. En docQuijote acumulamos una dilatada experiencia trabajando en soluciones de management empresarial, específicamente en el campo de lagestión documental. Pide un análisis gratuito.

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Un comentario en “La digitalización en las empresas sigue sin ser efectiva
  1. Interesante perspectiva. Muchas empresas aun no encaran una estrategia de ECM. Sin embargo un dato alentador según un estudio de IDC es que dentro de las inversiones de IT las relacionadas con digitalización tuvieron un mayor ROI. http://comodigitalizar.blogspot.com.ar/2011/03/mejor-roi-para-proyectos-de.html

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