Hazte un regalo. Razones de por qué debes invertir en gestión documental

Regalo

Consigue más ahorro, mayor productividad, seguridad y además contribuye a la conservación del medio ambiente con un buen sistema de gestión documental para tu empresa.

A estas alturas conviene tener claro qué son los documentos en la vida de tu empresa. En primer lugar son un bien, un activo vital en tu compañía porque dan soporte a la gestión, organización y análisis en todos, y cada uno, de los procesos que se acometen.

Sirven, además, de auditoria a efectos de rendición de cuentas, pero también son una herramienta imprescindible en el uso de conflictos, litigios y apoyo ineludible legal. Además de instrumentos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias.

Por todo ello, tanto su gestión como su tratamiento deben constituir una parte imprescindible de tu actividad diaria en tu empresa, ya que sin ellos irremediablemente la toma de decisiones se convertirá en un proceso insalvable.

Precisamente invertir en un sistema de gestión documental que reordene y optimice toda la vida útil de los mismos y gestione el conocimiento en tu organización te ayudará a:

  1. Evitar pérdidas innecesarias
  2. Reducir costes
  3. Ahorrar tiempo
  4. Mejorar la productividad
  5. Optimizar el almacenamiento
  6. Perfeccionar procesos
  7. Hacer a tu empresa más accesible
  8. Más seguridad
  9. Dar mejor servicio al cliente

Pero sobre todo tendrás en cada momento un control exhaustivo de las actuaciones sobre qué, quién, cuándo, cómo se lleva a cabo el trabajo.

Recuerda que aprovechar la información disponible en tu empresa es fundamental para el éxito del negocio. Razón por la cual la gestión de la misma debe convertirse en un asunto prioritario en cualquier organización.

La gestión documental no es más que la manipulación eficiente de toda la información que genera tu organización con el objetivo de reducir costes y espacio, pero sobre todo te permitirá tener un acceso inmediato a la misma y convertir ésta en conocimiento, el verdadero valor añadido.

Porque la realidad dibuja un futuro no muy lejano de organizaciones sin papel y, para ello, las empresas deben contemplar tres pasos imprescindibles: la adopción del documento electrónico, el manejo efectivo de los datos; es decir: extracción automática de los mismos y la gestión óptima del conocimiento. Tres pilares sobre los que debe asentarse una gestión documental inteligente.

Por ello, utilizar herramientas para la digitalización, escaneo, indexación y sistematización de documentos puede marcar la línea entre una firma competitiva y otra que no lo es.

Así la gestión documental sirve, entre otros, para resolver preguntas tan cruciales en una empresa como: ¿Dónde guardar los documentos? ¿Cómo encontrarlos? ¿Qué hacer para organizarlos? o si es posible evitar la pérdida o destrucción de la información. Pero también te ayudará a decidir cuáles documentos conservar y qué no y hasta cómo hacer para colaborar en la creación y modificación de documentos…

Cuestiones a las que sólo podrás responder a través de herramientas que, como la Suite docQuijote, faciliten este arduo trabajo aportando una serie de ventajas tanto en materia de gestión documental, como workflow, e-factura, notificaciones digitales, alertas o ditigalización certificada. Procesos todos ellos imprescindibles hoy para mantener en perfecto estado los activos más importantes de tu organización.

En definitiva con una óptima manipulación y custodia documental conseguirás más ahorro, mayor productividad, seguridad y además contribuirás a la conservación del medio ambiente. Razones más que de peso para que  tu organización al fin  invierta en un sistema de gestión documental inteligente.

¿A qué esperas?

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