Qué es un gestor documental y cómo han evolucionado

Llamamos gestión documental al proceso mediante el cual se aplican ciertas políticas y reglas, a la forma en cómo se crean, mantienen y expiran los documentos de nuestra organización.

Cuando nos centramos en su aplicación a través de la informática, a menudo nos encontramos con que la gestión documental se denomina también Sistema de Gestión Documental, lo que podrás encontrar por su acrónimo SGD y por el acrónimo DMS, que proviene del inglés Document Management System.

A un DMS también lo podemos denominar Gestor Documental.

¿Qué es un DMS o Gestor Documental ?

Un DMS o Gestor Documental es un sistema informático que mediante software, almacena, gestiona y realiza el seguimiento de documentos electrónicos e imágenes electrónicas, las cuales contienen información que ha sido capturada de documentos en papel mediante el uso de un escáner.

 

La gestión documental, por tanto, la podemos entender como la forma en que una empresa almacena, gestiona y realiza el seguimiento de estos documentos electrónicos, controlando y organizando los documentos de toda la organización mediante el uso de un Gestor Documental.

Características generales de un Gestor Documental

En términos generales, un gestor documental debe tener ciertas características que le permitan controlar los siguientes aspectos a lo largo del ciclo de vida de los documentos:

  • Creación de documentos.  Se trata de los métodos necesarios para crear, guardar y colaborar con nuevos documentos.
  • Ubicación. Debe haber un lugar físico en el que se almacenan y al que se accede a los documentos.
  • Autenticación o Aprobación. Son los métodos establecidos para garantizar que un documento está totalmente aprobado y revisado antes de que se considere como oficial y conforme a la política de la empresa.
  • Flujos de trabajo. Describe los pasos necesarios para aprobar los documentos para diversos fines tales publicar un documento, recoger firmas en un documento, etc.
  • Clasificación. En un sistema electrónico archivamos un documento colocándolo en una ubicación física y luego añadiendo metadatos al documento. Los metadatos archivan el documento lógicamente permitiendo que el documento pueda encontrarse basándonos en en ellos.
  • Distribución. Son los métodos que permiten conseguir que los documentos lleguen a manos de los lectores previstos.
  • Recuperación. Estos son los métodos utilizados para encontrar los documentos, tales como consultar el índice de palabras clave, o utilizar búsquedas para encontrar nuevos contenidos que cumplan con la palabra clave de la consulta.
  • Seguridad. Son los métodos utilizados para asegurar la integridad y la seguridad de los documentos durante todo su ciclo de vida. Es importante reseñar en este punto que la legislación española obliga a la elaboración de un documento conocido como documento de seguridad, donde estén incluidas las medidas técnicas y organizativas que de acuerdo a la normativa vigente, sean de obligado cumplimiento para todo el personal que tenga acceso a datos de carácter personal.
  • Retención. Son las políticas y prácticas de la organización que informan a todo el mundo de cómo los diferentes tipos de documentos son retenidos por la empresa.
  • Archivado.  Similar al concepto de retención, la característica diferente es que el archivado es un subconjunto de las políticas de retención. El archivado se enfoca en la retención a largo plazo de documentos en un formato legible después de su ciclo de vida activo.
  • Check in check out y bloqueo. Para coordinar la visión simultánea de un documento y que los cambios de una persona no afecten a los de otra persona.
  • Control de versiones.  Para permitir poder ver la forma en que los documentos han ido evolucionando y cómo se diferencian de las versiones anteriores.
  • Rollback. De forma que podamos activar una versión anterior en caso de error o lanzamiento prematuro.
  • Auditoría. Para permitir la reconstrucción de quién hizo qué en un documento durante su ciclo de vida.

Evolución de los gestores documentales

Los gestores documentales han estado en el mundo desde hace mucho tiempo. Tal vez no en una perspectiva tecnológicamente muy avanzada pero sí de una manera que ayudaba a las organizaciones a indexar y gestionar los documentos en papel.

 

He aquí cómo los gestores documentales han evolucionado a lo largo de los últimos 50 años:

  • 1964 a 1974: En 1965 el IBM System 360 apareció como una computadora grande de tipo mainframe y circuitos híbridos que permitían la realización de algunos cálculos complejos. Sin embargo 1971 fué desarrollado el supercomputador Illiac IV, el cual fue considerado el sistema de computadoras más rápido en ese momento. No había complejas aplicaciones de software para gestionar documentos y por lo tanto los documentos en papel se gestionaban de la forma tradicional. Los documentos se almacenaban en grandes almacenes y se estableció un sistema de catálogo. Al igual que en una biblioteca, había diferentes secciones y subsecciones para diferentes tipos de documentos. Lo mismo se hizo para almacenar indexar y recuperar documentos.
  • 1974 a 1984: En esta época hubo avances significativos en la tecnología informática y se introdujeron los microprocesadores. Sin embargo todavía no había aplicaciones de gestión de documentos. En 1985 se introdujeron algunos programas de gestión de registros de propósito general. Se establecieron sistemas de archivo y se usaban grandes almacenes para almacenar documentos en papel. Cada archivo era marcado y categorizado (precursor de la indexación y los metadatos) y luego almacenado. Para el proceso de recuperación, solo había un número pequeño de tablas de registros que tenían enormes diarios llenos de información con la ubicación de los documentos. Si querías un documento tenías que pedirle al encargado del registro que lo recogiera y después que lo guardase.
  • 1984 a 1994: La tecnología informática avanzó hasta conseguir cálculos complejos que antes eran imposibles y la era Apple y Microsoft comenzó. A principios de los 90 Macintosh y Windows aparecieron como sistemas operativos con interfaz de usuario basada en gráficos. En 1985, TOWER software indujo un software de gestión de registros y en 1998 creó TRIM Captura, un software de gestión de documentos y registros electrónicos. Esta época marcó el comienzo del desarrollo de sistemas electrónicos de gestión de documentos.
  • 1994 a 2004: Con el avance de Internet y las inmensas opciones de accesibilidad, la industria del software de gestión de documentos comenzó a introducir funciones complejas mediante las cuales los usuarios podían almacenar documentos en formato digital y acceder fácilmente a ellos en todo el mundo. Un montón de nuevas características evolucionaron en el software de gestión de documentos y se incluyeron conceptos básicos como escaneo, indexación, almacenamiento y recuperación, y con funciones más avanzadas como auditoría, distribución, control de versiones e incluso características de seguridad.
  • 2004 a la actualidad: La era del Cloud Computing y la nube, donde la tecnología ha avanzado exponencialmente, con velocidades de procesamiento y de conexión a Internet enormes, almacenes de datos gigantescos que contienen el almacenamiento que se mide en petabytes y exabytes y que pueden almacenar, proteger y recuperar los datos en cuestión de segundos. Los sistema de gestión documental son ahora una necesidad, con casi todas las organizaciones optando por algún tipo de aplicación de DMS para gestionar sus documentos en papel.

La Gestión documental evolucionó a partir de los años 60, pero es ahora, en la era digital y de la nube, cuando ya casi todo lo puedes encontrar en formato electrónico. Las estanterías se han convertido en servidores donde los documentos se almacenan digitalmente y a los que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.

Publicado en Gestion documental

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