Gestión documental en recursos humanos. Más productividad, menos costes

Recursos humanos

La utilización de herramientas de gestión documental tiene cada vez más aplicaciones en el mundo de los Recursos Humanos. Imagen: Pixabay

La gestión de los RRHH es una función clave para cualquier organización que tiende a ser más compleja a medida que aumenta el tamaño de la misma. La naturaleza del trabajo de este departamento requiere la dedicación de un volumen importante de tiempo y de recursos, pero la utilización de la Gestión Documental puede suponer una reducción de hasta el 70% de los costes asociados.

La reflexión es muy sencilla: ¿el proceso de gestión del personal de una empresa tiene base documental (curriculums, contratos, nóminas, expedientes, solicitud de vacaciones…)? ¿Requiere de la empresa el establecimiento de un flujo de trabajo en el que los papeles y los candidatos deben pasar por una serie de pruebas y entrevistas y las consiguientes validaciones? ¿Se necesita aplicar un flujo de trabajo para la justificación, aprobación y abono de gastos de viaje? ¿Necesita de un sistema de avisos y alertas para extinciones, renovaciones o modificaciones? ¿Exige la máxima seguridad y confidencialidad de los datos tratados? En todos los casos la respuesta es afirmativa y por eso la utilización de herramientas de gestión documental tiene cada vez más aplicaciones en el mundo de los Recursos Humanos.

Si hasta ahora era muy fácil la generación y distribución, por ejemplo, de nóminas tanto en papel como por correo electrónico, la evolución de tecnologías de firma electrónica, como la e-Rúbrica, permite generar y gestionar todos los contratos de trabajo de una empresa de una forma eficiente y con absoluta confidencialidad. El retorno en productividad y reducción de costes es inmediato. 

Las empresas que han empezado a utilizar estas nuevas funcionalidades, destacan que una de las ventajas más destacadas que encuentran tiene relación con un significativo ahorro de costes para el empleador al administrar electrónicamente los contratos y también la accesibilidad a los mismos, para la realización de consultas, o modificaciones. La creación de sistemas de alertas en la herramienta de gestión documental permite asimismo una mayor control de finalización de contrato o de renovaciones. 

Otra de las ventajas tiene que ver con la seguridad. Y es que se aplica un mayor control en todo el proceso, de manera que disminuyen las probabilidades de errores en los documentos e incluso reducen las posibilidades de pérdidas y extravíos.

También permite generar así un archivo único de personal con todas las cuestiones relativas a la vida laboral de cada uno de los empleados. De esta forma, además, cada empleado puede acceder mediante password y contraseña a un área privada donde podrá seguir todo lo relativo a su expediente y consultar o solicitar cualquier cuestión relacionada con su puesto de trabajo, desde las vacaciones a su certificado de retenciones, por ejemplo.

Por tanto, la utilización de herramientas de gestión documental en la empresa tiene una serie de ventajas indiscutibles: reducción de tiempo, reducción de papel, reducción de recursos aplicados y, por consiguiente, mejora de la eficacia, mejora de la productividad y mejora de los resultados.

Pero también existen otras ventajas de naturaleza intangible: como la satisfacción de los empleados, la posibilidades de aplicación a la comunicación interna, la identificación del personal con procesos tecnológicos eficientes… lo que apunta a sostener una serie de valores reputacionales que son también un activo para la compañía.

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