¡FUNCIONA! Más eficiencia y menos costes con la gestión documental

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Las compañías de nuestro país dedican hasta el 5% del presupuesto total de TI a partidas correspondientes a impresión. Foto: Pixabay

Es algo en lo que venimos insistiendo desde hace algunos años: una buena gestión documental va mucho más allá de gestionar y mover papeles. Hace mejores a las empresas. IDC y  KYOCERA DS nos ofrecen ahora las conclusiones de un estudio que demuestra que la gestión documental avanzada ayuda a las empresas a mejorar en eficiencia y reducir los costes asociados a esta tarea en cualquier organización.

Precisamente en un contexto de crisis como el actual sabemos que las marcas están obligadas hoy más que nunca a ser más ágiles y aspirar a una mayor fluidez en sus procesos internos. Por ello, la consultora tecnológica IDC ha realizado para KYOCERA DS un amplio análisis sobre el uso de la gestión documental y los procesos de impresión de las empresas españolas, donde se destaca la necesidad de que las organizaciones definan políticas de uso para concienciar y educar a los empleados.

¿Cómo? Pues muy simple, en dicho documento se anima a las organizaciones a que definan políticas de uso para concienciar y educar a sus empleados, reduciendo el volumen total de documentos impresos.

Hay que tener en cuenta, según se detalla en el informe, que las compañías de nuestro país dedican hasta el 5% del presupuesto total de TI a partidas correspondientes a impresión, desconociendo la mitad de las empresas consultadas cuáles son los costes reales aparejados.

De hecho, el gran error que cometen en muchas ocasiones las empresas es que únicamente contemplan la amortización de la maquinaria y los tóner cuando hay que incluir dentro de ese coste total también la electricidad empleada y el soporte técnico.

Además las recomendaciones señalan que las organizaciones deben canalizar sus esfuerzos en acelerar los procesos documentales de forma que vayan al mismo ritmo que los del negocio y esto pasa ineludiblemente por tener una gestión documental eficiente, siendo ésta uno de los principales objetivos de los CIO de cara a este nuevo año.

Hay que reducir, por tanto, los costes vinculados a los procesos de papel, agilizando los flujos documentales al suponer un ahorro directo la eliminación de los documentos físicos (y su almacenaje), reduciendo así notablemente los tiempos de llegada al mercado. Por ello, la digitalización es ya una de las apuestas estratégicas más importantes en nuestros días para cualquier empresa.

Las grandes compañías destacan por la capacidad de tener la información que necesitan en cada momento y la esencia de la gestión documental está en hacer que toda la información que entra y se genera en una compañía sea de todos y para todos, en cualquier circunstancia y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita.

Es muy importante entender que sin papel también hay menos riesgo de que la información se pierda dentro de la empresa, especialmente en entornos de gran movilidad.

En el informe se anima, además, a  emprender políticas de racionalización de impresiones a color y que los responsables de TI conozcan mejor el impacto de la calidad de impresión sobre el gasto unitario como  mejor vía para conseguir mejorar en eficiencia.

Otra de las reglas básicas que puede generar un importante ahorro a las compañías es enviar a imprimir los emails por la bandeja de papel reciclado, así como no permitir imprimir a color a departamentos que no lo necesitan o recoger las impresiones tras introducir un código en el dispositivo de impresión. Se trata de normas que, con su cumplimiento, permiten reducir el gasto de este área hasta en un 25%.

Sin embargo, la movilidad y el cloud computing es también otra de las grandes tendencias imparables como recoge IDC tras la realización de varios encuentros con responsables TI de grandes empresas instaladas en Madrid y Barcelona, desde las que se aseguran que los graves problemas de seguridad y de control sobre los documentos en el entorno móvil siguen preocupando a los CIO y responsables TI.

KYOCERA DS no es ajena a estos requerimientos de sus clientes;  por ello, atesora un completo portafolio de soluciones y tecnologías que permiten imprimir desde dispositivos móviles (Mobile Printing), reducir los costes asociados a la impresión (3 Contadores, dispositivos con tecnología Ecosys), digitalizar y mejorar los flujos documentales o proteger los datos más sensibles de la empresa (MyQ).

 ¿Te atreves ahora a contarnos qué hace tu empresa para reducir los costes aparejados a la gestión documental?

En docQuijote nos interesa mucho tu opinión y este es un sitio ideal para hacerlo 🙂

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