Cómo hacer frente al desorden (de una vez por todas)

Pile of documents on desk stack up high waiting to be managed

Dos son las principales causas del desorden: el esfuerzo titánico que supone el acto de guardar en sí mismo y luego resolver la ecuación de en qué lugar hacerlo. /Fotolia.

¿Alguna vez se ha visto reflejado en esta imagen? A menudo acumulamos demasiado papel en nuestro entorno de trabajo, incluso también en el entorno digital, pero tener todo en orden es posible. El método definitivo éxiste y  su nombre responde a ‘KonMari’ el disminutivo de la autora del libro ‘La magia del orden’, Marie Kondo, el cual lleva ya más de cuatro millones de lectores quienes han visto en este manual las claves para convertirse en una persona verdaderamente organizada y eficiente.

El libro señala cuáles son los pasos a seguir en el ámbito del hogar pero son muchos los que han visto que las recomendaciones de la autora japonesa, considerada como una de las cien personas más influyentes del mundo en 2015 según la revista Time, también se pueden aplicar a la empresa.

Estas son sus claves:

  • Vacia de golpe todas las estanterías y hazlo de un tirón. La autora reconoce dos de las principales causas del desorden: el esfuerzo titánico que supone  el acto de guardar en sí mismo y luego resolver la ecuación de en qué lugar hacerlo. Marie Kondo afirma que el mejor remedio para arrancar es comenzar de golpe, olvidándose del “poco a poco”. Así, tal vez, cuando veas todo esparcido en la mesa de tu oficina seguro que a parte de darte un síncope,  tu mente comenzará a funcionar. No falla…
  • Aplica criterios de selección. Un consejo: hay que  empezar siempre por lo más fácil. Además si estás indeciso la autora recomienda no caer en la tentación de reflexionar si podrías necesitarlo después o si tirarlo seria un desperdicio… Ante esas serias y comunes dudas que tienen muchos de los mortales hay que plantearse si el objeto (en este caso el documento) sigue desempeñando la función para la que se adquiró y calcular la media de uso que le has dado. Si ya ha cumplido su propósito y lleva tiempo acumulando polvo encima de tu mesa hay definivamente que desechar.
  • Organiza por categorías. La máxima sería tirar todos aquello que no entre dentro de estas tres premisas: actualmente en uso, requeridos por un periodo limitado y documentos que son para conservar indefinidamente.
  • Archiva. La recomendación es decantarse por aquellos papeles que hay que guardar frente aquellos otros de los que hay que encargarse. En este punto la autora recomienda hacer una subcategoría señalando los documentos y/o información que es de uso ocasional y frecuente.
  • Todo en el mismo sitio. La dispersión es quizás el mayor enemigo para mantener el buen orden por lo que hay que guardar todo aquello que nos interese en el mismo sitio y en el mismo lugar de almacenamiento.

Marie Kondo recomienda, además, que para tener éxito es importante no dejar las cosas a medias y anima por tanto a cumplir el método de una sola vez.  “Notarás los beneficios”. Uno de ellos: la confianza que adquieres en tu capacidad de toma de decisiones.

Recuerda: “El orden es una virtud que se consigue a través de la repetición de un acto, es decir, de un hábito”. ¿Comenzamos?

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