Evalúe su flujo documental. Más seguridad al menor coste

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Se pronostica que en los dos próximos años sólo el 9 por ciento de los procesos y las operaciones en las empresas utilizarán el papel./Pixabay.

Las organizaciones están entrando en la era digital sin contemplar claramente uno de los aspectos cruciales: la evaluación del uso que hacen del papel y del flujo de documentos que manejan. Utilizando una metáfora podríamos decir que están comenzando a construir la casa por el tejado, sin contar con los cimientos adecuados. Un aspecto que toma forma contundente en el último informe realizado por la empresa Xerox sobre la digitalización de las organizaciones y donde se señala que aún el 55 por ciento de las empresas sigue anclando sus procesos a los documentos físicos en detrimento de lo digital, pese a que se pronostica que en los dos próximos años sólo el 9 por ciento de los procesos y las operaciones en las empresas utilizarán el papel.

La realidad dibuja que el documento sigue siendo utilizado en un 50 por ciento de los casos para procesos relacionados con desarrollo de producto, un 47 por ciento para el procesamiento de facturas y en un 42 por ciento para la administración de contratos.

Frente a ello, la paradoja es que  las empresas comienzan a contemplar las redes sociales, cloud computing o el big data dentro de sus estrategias,  pese a que siguen estando huérfanas en cuanto a la digitalización de su información. Por ejemplo, se señala que el 29 por ciento de los encuestados (de un total de 600 profesonales TI de Europa y Norteamérica) afirma seguir comunicándose con sus clientes a través del documento físico.

La radiografía vuelve a poner de manifiesto que los procesos de negocio siguen dependiendo aún del papel a pesar de los costes elevados, los problemas en materia de seguridad y la complejidad que tiene la gestión de los datos.  Pero hacer frente a esta instántanea solo se consigue a través de una serie de pasos que llevan necesariamente a:

  1. Evaluar y optimizar. Es decir: saber qué uso se hace del papel en su organización y luego rediseñar los procesos de negocio para ajustar y mejorar.
  2. Proteger e integrar. La seguridad como pieza clave a valorar a la hora de implantar cualquier solución en su empresa.
  3. Automatizar y simplificar. Eliminar aquellas tareas manuales que eviten la pérdida de eficiencia y productividad en su organización.

Precisamente realizar un análisis para saber cómo se está empleando el papel en su organización es el paso primordial hacia la efectiva digitalización de las organizaciones y son muchas las empresas que no contemplan este primer escalón debido a una clara ausencia de visión de lo que supone el contexto digital en el que se mueven, que necesita ya de una reducción de documentos físicos  para responder con agilidad, contar con una mayor seguridad de la información y ofrecer una mayor velocidad en el servicio.

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