No pierdas el tiempo. En la clasificación está la eficiencia

 

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Entendemos por clasificación el proceso de operaciones técnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupación documental relacionada de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Imagen: Pixabay

¿Cuántas veces ha querido localizar un papel imprescindible en su empresa o documento electrónico y no sabe dónde encontrarlo? Seguro que en más de una ocasión también se ha enfrentado a documentos duplicados en la red u en otros soportes, no teniendo un control exhaustivo de cuál ha sido la última copia del informe.

Estos son tan sólo algunos de los males endémicos de las organizaciones cuando hablamos de gestión documental, sobre todo de cómo organizar de forma efectiva la información de la empresa y que ésta no genere pérdidas de tiempo innecesarias. Precisamente una de las claves está en tener un óptimo sistema de clasificación que permita una rápida captura, recuperación y disposición  de la información.

En la actualidad las soluciones documentales existentes han otorgado a la clasificación un estatus más superior a lo que inicialmente entendemos como el proceso de operaciones técnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupación documental relacionada de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido, asumiendo nuevos  roles. En realidad en muchas ocasiones hoy una buena clasificación permite enlazar documentos relacionados, asignar códigos de seguridad o habilitar, incluso, permisos y restricciones.

Precisamente, tal y como se señala en el libro de Gestión documental para pymes, de la Fundación Riojana para la Innovación, la clasificación es un aspecto crucial dentro de la gestión documental que no conviene perder de vista, ya que  otorga a las empresas  grandes beneficios al permitir:

  • Recuperar con facilidad la información y documentación.
  • Compartir el conocimiento.
  • Reutilizar contenidos.
  • Preservar la memoria corporativa

Para asegurar estos resultados debe haber implicación y compromiso de la dirección y un trabajo de campo con distintas personas de la organización. Pero un  buen sistema de clasificación debe basarse ante todo en las funciones que acomete la propia organización y los niveles del sistema de clasificación dependerán, por tanto, de la complejidad de las funciones desarrolladas por la empresa.

La preparación, clasificación y distribución manual de los documentos que llegan a la empresa requiere cantidad de tiempo y recursos. La suite docQuijote permite ahorrar tiempo y esfuerzos innecesarios.

Automatiza y acelera los procesos de negocio mediante la captura de todo tipo de documentos y formularios en papel y en formato electrónico, transformándolos en información precisa y procesable, así como su envío hacia las principales aplicaciones, procesos y Workflows de su empresa.

Con esta solución puede, de forma automática, clasificarlos, extraer la información relevante (como números de cuenta, direcciones, nombre etc.) tanto impresa como si está escrita a mano y distribuirlos a la/s persona/s adecuada/s.

Podrá seleccionar, además, el formato de salida que mejor se adapte a su sistema de gestión o de archivo.

Recuerde que con una buena clasificación y distribución de los documentos su empresa mejorará en eficiencia, pero sobre todo aumentará en productividad.

 
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Un comentario en “No pierdas el tiempo. En la clasificación está la eficiencia
  1. Javier Mazo dice:

    Hay un punto diferencial de docQuijote Respecto a la clasificación:

    “Estructura de carpetas dinámica a la medida de cada usuario”

    En función del Departamento o Unidad de Negocio o en función del usuario concreto, se puede personalizar de forma dinámica la forma de visualizar la información. Varias personas pueden estar viendo la misma información a la vez pero con estructuras de carpetas distintas.

    La clasificación deja de ser una jerarquización estanca. En cualquier momento, un usuario de docQuijote puede acceder de forma intuitiva a los campos o metadatos que etiquetan los documentos y visualizar la estructura de documentos como quiera. Por ejemplo, año/cliente/tipo de documento (responde a la necesidades de buscar los diferentes tipos de documentos de los diferentes clientes de un año en concreto) y en paralelo, otra persona del mismo u otro departamento, visualizar la estructura de documentos, por ejemplo, de la siguiente forma Año/tipo de documento (respondiendo a la necesidad de ver todas las facturas de un año independientemente del tipo de cliente).

    De esta forma se realizan las búsquedas de acuerdo a la experiencia de uso a la que estamos habituados. Un ejemplo son las búsquedas que hacemos en google por tags.

    Una de las grandes ventajas que encuentran en esto las compañías, es que ya no es necesario que los empleados tengan que aprenderse la estructura documental predefinida a la que tienen que acceder para buscar o introducir documentos. Cuando se introduce un documento en el sistema se cumplimentan sus metadatos o etiquetas identificativas, por ejemplo: Año, cliente, tipo de documento.

    De esta forma la organización NO tiene que afrontar un proyecto inicial de definición de estructuras jerarquizadas, ya sólo hay que definir las etiquetas para identificar los documentos.

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