El tamaño no importa: gestión documental para todos

Gestión documental

La gestión documental es ya hoy una fase imprescindible y esencial dentro de la eficiencia empresarial ya que ayuda a las empresas a gestionar sus documentos de forma óptima y conseguir así un ahorro de tiempo y dinero notable. Fotolia.

No le des más vueltas y empieza la casa por los cimientos.  Realmente cuando usamos el término gestión documental hablamos de un conjunto de normas tanto técnicas como prácticas, empleadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitiendo la recuperación de información desde ellos, además de determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Si recurrimos a la historia, el origen de la gestión documental se sitúa junto a la aparición de la escritura. Sin embargo el uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica, según recogen los libros de historia, a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus de bases de datos.

Un tiempo más tarde, el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que como nuestro revolucionario software de docQuijote,  manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes.

Así, en un sólo programa ya puedes integrar todos los procesos de gestión de tu empresa que tengan una base documental: pedidos, albaranes, nóminas, contabilidad, facturación. Y además, establecer procesos y metodologías de trabajo a través de “workflows” que le darán una enorme capacidad de control y decisión de las áreas clave de tu actividad.

En este sentido, docQuijote es algo más que un mero gestor documental al integrar y optimizar las nueve áreas imprescindibles que debe de tener cualquier sistema de gestión documental que se precie y que podéis ver en esta infografía que os dejamos a modo de regalo 😉

Gestión documentalSiendo uno de los aspectos más relevantes y novedosos de nuestro software la posibilidad que otorga de crear sistemas de alertas y notificaciones como podéis ver en este vídeo:

Precisamente hoy queremos evidenciar que no importa el tamaño que tenga nuestra organización, seamos grandes, medianas o pequeñas empresas, ya que siempre habrá procesos en los que podremos beneficiarnos de las funcionalidades de un sistema de Gestión documental.

Aquí os dejamos algunos ejemplos de procesos de negocio donde aplicar la Gestión documental:

Clientes: expedientes, pedidos, ofertas, albaranes, facturas …
Proveedores: pedidos, ofertas, aprobaciones, albaranes, facturas …
Marketing: material promocional, mailings, ofertas …
Recursos humanos: expedientes de empleados, justificantes, nóminas …
Financiero: balances, impuestos, seguros sociales, retenciones …
Atención al cliente: reclamaciones, solicitudes de documentación …
Técnicos: avisos, revisiones, documentación técnica …
Dirección: poderes, escrituras, documentación confidencial …

Recuerda, por tanto, que la gestión documental es ya hoy una fase imprescindible y esencial dentro de la eficiencia empresarial, ya que ayuda a las empresas a gestionar sus documentos de forma óptima y conseguir así un ahorro de tiempo y dinero notable, algo que resulta vital para el negocio de todas las compañías dada la importancia que para éstas tienen los documentos.

Y ahora ¿vas a seguir en el Pleistoceno? Pulsa aquí y solicita una demostración de nuestra suite documental.

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