El papel, el mayor enemigo de la empresa

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Una mala gestión documental desemboca siempre en errores de archivo, un alto volumen de impresión repetida, pérdidas de tiempo en la localización de documentación, información dispersa o tener diferentes criterios a la hora de guardar la información. Imagen: Pixabay

La información se está convirtiendo en un activo empresarial de gran valor en las organizaciones, saber cuidarla y protegerla sabemos que es fundamental. Es, en realidad, el oxígeno de la empresa, porque es esencial y está en todas las partes. Cualquier pérdida y extravío puede causar graves prejuicios y por ello, en los últimos años muchas organizaciones están apostando por la digitalización para salvaguardar ese patrimonio documental.

Precisamente si hay algo que en este mundo tecnológico se pone cada día más patente es que el papel es hoy el mayor enemigo de la empresa. En concreto para el 62% de las organizaciones, tal y como señala  el Índice de Madurez del Riesgo de la Información, realizado por PwC, donde el papel es ya visto como un serio problema para la seguridad de la información.

Una mala gestión documental desemboca siempre en errores de archivo; un alto volumen de impresión repetida; pérdidas de tiempo en la localización de documentación; información dispersa o tener diferentes criterios a la hora de guardar la información…. Esto se multiplica por cinco si el soporte que utilizamos es papel que además tampoco garantiza su salvaguarda en situaciones de desastre y una mala organización de este material en la empresa sabemos que lleva parejo altos costes como:

  • Retrasos con los clientes
  • Pérdida de credibilidad
  • Malas decisiones financieras

La consultora Gartner y Arthur Andersen ya advertían que casi 7 euros cuesta almacenar un documento en un archivo tradicional, junto a ello 11.000 euros es el coste cifrado por espacio para este tipo de archivos, frente a los 114 que se estipula que cuesta la adopción de un sistema electrónico. A esto hay que unirle que aún hoy más del 50% de la superficie de las oficinas está reservada a armarios de archivo de papel. Todo un peligro en la situación actua donde las empresas, ante la gran cantidad de información existente, se tienen que enfrentar a la coexistencia de archivos antiguos en papel junto a digitales. La clave está en saber gestionar, como indica dicho estudio, el actual enfoque creciente de la transformación digital.

La realidad es que a medida que las empresas se centran en iniciativas digitales éstas se están encontrando con dificultades para controlar los riesgos asociados a sus archivos en papel. Alrededor de dos tercios de los  participantes en el estudio de PwC  indican que estos riesgos son su principal preocupación y les atribuyen el doble de importancia que al riesgo de amenazas externas, que se sitúa en segunda posición, tales como el hacking o malware. Circunstancias que dejan a las empresas en situaciones de extrema vulnerabilidad ante la pérdida y el deterioro de los datos.

Tener una perspectiva clara y eficaz de la gestión de la información y el control del riesgo de la misma es, por tanto, fundamental para hacer frente a las amenazas. Contar con un gestor documental que optimice todos los procesos, pero también salvaguarde la información es básico.

La falta de controles y políticas adecuadas, provoca que el papel sea susceptible de ser fotocopiado, compartido y eliminado. El consejo es que las empresas sean capaces de implementar y monitorizar procesos efectivos para mantener el papel a salvo.

En la actualidad tan sólo el 78% de las organizaciones confían en una persona el control de la información, cuando la gestión y optimización de la misma, como asegura el documento,  no debiera recaer sólo en los profesionales TI sino que los datos deben compartirse con analistas e innovadores de toda la empresa. Por ello, es importante apostar por una gestión de la información inteligente, invirtiendo en software y en hadware de seguridad y tecnología de protección.

La información puede ser física, electrónica y online,  pero es la alta dirección la que debe coordinar cómo se gestiona y optimiza la misma de modo que todo el mundo sepa cuál es su función y los posibles efectos de una mala manipulación de la misma.

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