Dos palabras: Suite documental

Suite Documental

La Suite Documental es la solución más completa existente hoy en el mercado a la hora de gestionar de forma eficaz los documentos de una empresa. Foto Pixabay.

El 80 % de la información con la que trabaja una empresa está soportada en documentos y la capacidad de una organización de gestionar eficientemente la información tiene una influencia directa en la productividad y en la reducción de costes, es decir: en la mejora, en definitiva, de los resultados de negocio.

Hasta aquí la teoría pero ¿qué ocurre en la práctica? Parece evidente que la gestión documental debería de tener un papel de suma relevancia en el contexto altamente tecnológico en el que se mueven hoy las organizaciones, sin embargo la cantidad de soluciones existentes en el mercado, junto a la falta de personal cualificado que entiendan claramente cuáles son los beneficios de la gestión documental y la situación de crisis  se antojan grandes obstáculos  a la hora de que las empresas rompan definitivamente con el papel.

Tener acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que se necesite y que el sistema sea fácil de administrar en el largo plazo se antoja hoy cuestiones claves a la hora de elegir un software de gestión documental idóneo. Precisamente frente a los gestores documentales al uso nace un nuevo concepto que engloba dos palabras: Suite Documental.

Se trata de la solución más completa existente en el mercado a la hora de gestionar de forma eficaz los documentos de una empresa. Su flexibilidad y modularidad hacen de esta herramienta una pieza única en el manejo de información en base a una sola interfaz totalmente integrada con MS Office para visualizar y editar toda la documentación.

Frente a otros gestores documentales existentes, la Suite otorga la posibilidad en una sola aplicación de integrar todos los procesos de gestión de su compañía que tengan una base documental: pedidos, albaranes, nóminas, contabilidad, facturación, pudiendo establecer procesos y metodologías de trabajo a través de “workflows” que le darán una enorme capacidad de control y decisión de las áreas clave de su actividad.

Todo ello complementado por un sistema de alertas y expurgo que es capaz de incorporar llamadas por caducidad o por vencimiento y se puede asociar a las mismas la automatización de avisos, generación de procesos de trabajo, archivo en otro lugar o eliminación, entre otras… Otorgando además la posibilidad de configurar la solución en distintos idiomas.

Por lo tanto la Suite Documental es mucho más que un mero gestor documental, sus funcionalidades la convierten en una herramienta capaz de gestionar  toda la información y la documentación, física o electrónica, de su empresa. Es decir, es posible trabajar con Word o Excel, enviar y recibir facturas electrónicas, definir procesos de aprobación y pago de las mismas, comprobar albaranes y pedidos, gestionar nóminas o vacaciones, además de ser capaz de comprobar y descargar notificaciones electrónicas de la administración. En este sentido el archivo digital certificado es ya una realidad gracias a este software que ofrece más alternativas a la manipulación de la información estratégica de una organización.

Precisamente una de las características más destacadas de esta solución es que se puede trabajar con cualquier programa de Office sin tener que salir de la Suite Documental. Todas las funcionalidades están integradas en la barra de herramientas para que sea fácil, cómodo y rápido la manipulación de la información sin abrir y cerrar aplicaciones o cambiar de pantalla, que es lo que suele suceder, a menudo, con otras soluciones existentes.

Característica única que además permite en un entorno conocido como el Windows,  crear, editar, modificar y compartir todo tipo de documentos (textos, imágenes, pdf, correo electrónico, faxes, hojas de cálculo…). A lo que hay que añadir que en función del Departamento o Unidad de Negocio o en función del usuario concreto, se puede personalizar la forma de visualizar la información.  De hecho, varias personas pueden estar viendo la misma información a la vez pero con estructuras de carpetas distintas.

Además para facilitar el trabajo se puede acceder a la Suite Documental desde cualquier parte, adaptándose a la nueva tendencia de movilidad dentro de las organizaciones, ya que la Suite es accesible a través de aplicaciones móviles (smartphones, tabletas, etc…). Funcionalidad que será una realidad  antes de final de año, aunque la versión Beta está ya disponible para distribuidores desde este mismo verano.

Por otro lado, se ofrece la posibilidad de integración completa con aplicaciones de terceros.  Posibilitando la total integración con los equipos multifunción de las principales marcas, con los principales ERPs, ECMs, y OCRs y con los Sistemas de Impresión de Dato Variable. Webservice.

Su nivel de seguridad avanzado, que incluye la Integración con directorio activo, roles y filtros de acceso avanzados y personalizables, copias de seguridad (Backup) y auditoría completa de las acciones de los usuarios, hacen de este software el más completo del mercado.

Solicite presupuesto sin compromiso.

Publicado en Blog, Digitalización, Gestion documental Etiquetado con: , , , , ,

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*