No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Evita la procrastinación

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La procrastinación se manifiesta ante todo como una pésima gestión del tiempo. Imagen: Pixabay

Definitivamente hay que ponerse de nuevo las pilas en el trabajo y lo más probable es que sufras el siguiente cuadro: ansiedad por las cantidades de tareas pendientes que tienes por delante. Seguro que además te sientes tentado a  postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras más irrelevantes o agradables.

Pues bien, si estás preso de estos síntomas no te alteres ni lo más mínimo. Respira hondo porque lo más probable es que sufras un mal bastante común en las organizaciones que recibe el nombre de procrastinación. Un concepto recogido ya en la Real Academia Española y que sirve para definir una de las epidemias más habituales de nuestros días.

Pongamos un ejemplo. ¿A qué te suena esta escena?  Llegas a la oficina y encuentras en tu agenda una reunión que deberías haber tenido ya, pero que prevés conflictiva. La trasladas una y otra vez a todos los días de la semana  sin poner freno…

El acto de aplazar y diferir tareas que sientes complicadas es más común de lo habitual. Realmente el  “procrastinador” suele por un lado, sobrestimar el tiempo que le queda para realizar una tarea, o bien subestimar el tiempo necesario -según sus recursos propios- para realizarla. Y ahí es cuándo surge el problema. Pero vayamos al principio.

El término procrastinar surge del latín ‘procrastinare’ y significa diferir, aplazar o posponer. Normalmente las excusas se suceden de tal manera que nunca se empieza ni se acaba la tarea asignada.

En uno de los pocos sitios web existentes que trata en profundidad este trastorno de comportamiento lo tienen claro: “La procrastinación se manifiesta ante todo como una pésima gestión del tiempo“.

La pregunta, entonces, parece obvia: ¿Cómo evitar este tipo de situaciones tan común en nuestros días?

Aquí tenéis una serie de recomendaciones extraídas de un manual sobre procrastinación realizado por la Universidad del País Vasco:

  1. Si te resulta complicado la actividad que vas a realizar, estudia primero si puedes automatizarla delegarla o incluso intercambiarla con algún compañero.
  2. Es fundamental pedir ayuda. Si no sabes cómo abordar tu acción debes acudir a quien te pueda dar algún consejo. Imprescindible que te informes pero también que te formes. No lo olvides 😉
  3. Sé ordenado. ¿Qué tal si empiezas a ordenar tu lugar de trabajo? Planifica tu tiempo y dedica un espacio a lo largo del día para ir realizando tus objetivos.  Es importante que trabajes sin prisa pero sin pausa y sobre todo distinguir lo urgente de lo importante.
  4. Divide y vencerás. No hace falta que te agobies y termines todo en 24 horas, recuerda que con pequeños esfuerzos pueden moverse montañas.

Con todo, es clave en estos días de vuelta al trabajo para muchos es entender que durante toda la jornada laboral disponemos de tres factores clave que se van dosificando a lo largo del día. Hablamos de  motivación, fuerza de voluntad e  inspiración. Precisamente de cómo se opere con estos tres factores, según señalan los expertos, dependerá el éxito o el fracaso de todas las metas que te propongas.

Precisamente nuestra Suite docQuijote es una herramienta fundamental para hacer frente a la procrastinación en la empresa, ya que ayuda a aumentar la productividad y la eficiencia en la manipulación de toda la información que genera una organización a través de la automatización de todos aquellos procesos documentales.

Recuerda que los empleados desperdician más de un 36% de su jornada laboral en buscar información. Además y según diversos estudios un trabajador malgasta casi 67 minutos al día en buscar información clave para su trabajo.

Ten muy presente que la clasificación inadecuada de los documentos, la falta de ella o el extravío provocan importantes pérdidas de tiempo que suponen un alto  coste para las empresas.

La clave una vez más está en el refranero popular: No dejes para mañana, lo que puedas hacer hoy. HAZLO YA!

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