Convierte tu archivo tradicional en digital

Archivo digital

La gestión documental es más que un conjunto de procesos internos; por el contrario, impacta directamente en la manera en que las empresas prestan los servicios al cliente. Imagen: Fotolia

Un sistema de gestión documental integra diversas funcionalidades que nos permiten convertir y/o relacionar nuestro archivo tradicional con un archivo digital. Estas son:

  1. Captura. El origen de los documentos a procesar proviene de tres tipos de fuentes: digitalización a través de dispositivos, documentos electrónicos emitidos/recibidos o impresiones virtuales desde sistemas informáticos.
  2. Clasificación. Asociando índices a los documentos capturados (manual o automáticamente) con métodos de lectura de códigos de barras, OCR zonal y/o reconocimiento de marcas.
  3. Almacenamiento. Salvaguarda digital de nuestros documentos de forma centralizada o descentralizada dependiendo del grado de uso de la información o de otros sistemas de copias de seguridad implantados en la empresa.
  4. Seguridad. Determinar por usuario o grupo de usuarios los niveles de seguridad a aplicar en base a tres premisas: quién puede acceder, qué puede ver y qué puede hacer. Aplicar niveles de confidencialidad a por documento.
  5. Búsqueda y distribución. Recuperar documentos mediante búsquedas por índices de clasificación o contenido extraído por aplicación de OCR total sobre el documento. Una vez recuperado, la distribución puede realizarse mediante impresión, correo electrónico, fax o recuperación al disco duro local del usuario, incluso compartir online entre usuarios.
  6. Trazabilidad: seguimiento de las diferentes versiones de los documentos almacenados y del uso que se ha hecho de ellos por las diferentes personas que lo han recuperado del archivo digital.

Además un sistema de gestión documental se completa con otras características igualmente cruciales y que aportan valor a la solución: facturación electrónica, digitalización certificada, impresión en miniatura, gestión y distribución de faxes, integración con otros sistemas y el WorkflowdocQuijote Software engloba todas estas funcionalidades para hacer más fácil la gestión de documentos añadiendo valor a las organizaciones. Asimismo contempla nuevas singularidades que hacen de la suite documental docQuijote algo más que un mero gestor documental para pasar a hablar de un concepto nuevo en la gestión de documentos al adaptarse a las necesidades de cada empresa independientemente del tamaño y el volumen.

En esta infografía se aprecian cuáles son las características que hacen de la suite documental docQuijote uno de los gestores documentales más completos del mercado.

Suite documental docQuijote

Recuerda que la gestión documental es más que un conjunto de procesos internos; por el contrario, impacta directamente en la manera en las empresas prestan los servicios al cliente. Sus ventajas son:

  • Rapidez y eficacia en la localización y gestión de documentos.
  • Nulo extravío de documentos relevantes.
  • Control no sólo de los documentos, sino de las distintas versiones de un documento; posibilidad de archivar sólo la versión o las versiones realmente necesarias.
  • Facilidad para identificar los documentos valiosos, ya lo sean por su complejidad técnica o por su valor de reutilización.
  • Ahorro de tiempo: eficiencia organizativa y mayor productividad.

Y ahora ¿sigues sin tenerlo claro?  😉 En docQuijote sabemos cómo ayudarte.

 

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