Cómo simplificar los procesos de su organización. Gane en conectividad y en eficiencia

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Las empresas hoy día generan una gran cantidad de información sobre la que se hace necesario establecer una metodología de trabajo y organización, máxime ahora que el entorno laboral está en constante transformación./ Pixabay.

Los trabajadores necesitan cada vez más de nuevas soluciones debido  al cambiante entorno laboral y a la aparición y el continuo desarrollo de las nuevas tecnologías aplicadas al ámbito empresarial. El teletrabajo, los dispositivos móviles, la tecnología bluetooth, están impulsando, junto al big data,  el cloud y otras soluciones, ya el cambio en las organizaciones en la gestión de su trabajo. Por tanto, buscar herramientas orientadas al incremento de la productividad, prevaleciendo la seguridad y evitando la fuga de datos así como la pérdida de información corporativa es ya hoy una condición ineludible en el marco de esa oficina del futuro que presta cada día más atención a la optimización de los procesos de impresión para conseguir ahorros de coste pero también, a soluciones de gestión documental para simplificar tanto la búsqueda, como el archivo de la información.

La realidad es que todas las empresas generan al día una gran cantidad de información sobre la que se hace necesario establecer una metodología de trabajo y organización, máxime ahora que el entorno laboral está en constante transformación. Precisamente en un encuentro celebrado recientemente en la Rioja sobre la oficina evolutiva, algunos expertos apuntaban ya a la ausencia de fronteras para dibujar el nuevo espacio de trabajo que será distinto al que conocemos ahora. No habrá paredes,  pero tampoco cables, ni papel. Iremos a una oficina totalmente inalámbrica con soluciones adaptadas para fomentar la conectividad, la eficiencia, sin olvidar el ahorro.

En este sentido cada vez será más común que las organizaciones se sientan atraídas, por ejemplo, por el pago por uso donde sólo se abona por las copias que se imprimen cada mes o la impresión laser, cuyos atributos más notables frente a la de inyección de tinta es el bajo coste  y su durabilidad.  De hecho, se cifra que el 40 por ciento del papel que utilizan las empresas se podría ahorrar con sistemas de impresión oportunos además de ir asumiendo como parte de la estrategia empresarial toda aquella ‘tecnología green‘ cuya misión es ser respetuosa con el medio ambiente a la vez que propicia a las pymes un ahorro de costes energético importante.

Y como no, la gestión documental otorga una mayor eficacia corporativa al ayudar a emplear segundos en la búsqueda de documentación específica, superando esa barrera de 18 minutos que por término medio puede costar buscar un documento no digitalizado.

Por otro lado, la cantidad de papel para archivar en las compañías, se duplica cada 4 años, por lo que el empleo de soluciones documentales ayuda a optimizar el espacio disponible y rebajar los costos asociados al matenimiento de un archivo físico. Además de que la digitalización conlleva también a un ahorro de impresión notable y un mayor control del acceso a la información.

La ‘ola digital’ está modificando, a través de todas las industrias, la organización y la cultura empresarial, dejando patente que es un momento decisivo para todos los CIO y los altos ejecutivos TI y señalando que las soluciones documentales pueden ayudar a los responsables TIC a hacer que sus empresas sean más eficientes, alineando las últimas tecnologías con nuevos productos y servicios, mientras mejoran sus procesos de trabajo en esta cambiante era digital.

La forma de hacer negocios y vender ha cambiado rotundamente y  la soluciones, por tanto, irán cada vez más personalizadas y ajustadas para resolver las necesidades básicas de comunicación, almacenamiento, administración de las organizaciones, ofreciendo esquemas más flexibles y opciones a medida.

De hecho, los procesos de transformacion digital representarán en cinco años el gasto TIC de las empresas, según Gartner,  realizando las inversiones fundamentalmente en servicios cloud y en recursos de software. ¿El resultado? Las empresas tendrán que monitorizar constantemente y evaluar las soluciones ofrecidas por sus proveedores y socios.

La oficina del futuro será un organismo vivo que estará en constante transformación y adaptación al nuevo escenario digital y docQuijote es, sin duda, el socio ideal para ganar en eficiencia y control de costes.

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