Cómo sacar el máximo partido a su correo electrónico

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Establecer una óptima gestión de los mensajes que nos llegan y emitimos es clave para la buena salud de cualquier empresa. /Pixabay

A menudo tenemos en nuestra bandeja de entrada decenas de correos sin leer a los que debemos de dar respuesta o simplemente sobre los que tenemos que tomar una decisión. El correo electrónico se ha convertido en un canal de información importante en las empresas pero también en una fuente de caos, al ser una de las tareas más tediosas a las que hacer frente en la oficina y que más pérdida de tiempo causa a los trabajadores, ya que sobre ellos recae la responsabilidad de su gestión.  Se ha convertido, queramos o no, en un repositorio de información valiosa para las empresas, en archivo y hasta en una extensión de la agenda de contactos y su mala gestión puede ocasionar problemas, ya que además es utilizado con frecuencia como transmisor de documentos, siendo fuente de creación de copias incontroladas.  Por ello, tener bajo control este canal de entrada y salida de información es básico para una buena gestión documental.

Imprimir los documentos que nos llegan por esta via o duplicar los mensajes transmitidos no es una buena opción para garantizar una óptima gestión de la información por lo que conviene asentar buenas prácticas en la gestión del correo y ayudarse de herramientas que como docQ Suite Documental pueden hacer más facil esta tediosa labor al integrarlo en una herramienta que tiene en la gestión documental inteligente su razón de ser.

La Suite Documental docQuijote elimina cualquier tipo  de estrés y descontrol al visualizar los correos entrantes bajo una misma interfaz, ayudando a la monitorización de los correos y facilitando su indexación automática bajo unas reglas previamente definidas, permitiendo el reenvio de los mismos dentro de los flujos establecidos.

Así podrá crear criterios de clasificación, según sus necesidades, o buscar más fácilmente el contenido de ficheros adjuntos. Pequeñas acciones que sirven, sin duda, de gran utilidad en el día a día de las organizaciones.

Además entre las ventajas que produce la integración del correo electrónico como herramienta de gestión documental se encuentra que desde el punto de vista organizativo reduce  pérdidas,  mejora la eficacia yeficiencia de la empresas, además de que contribuye sobre todo a garantizar la conservación de los mensajes que llegan con valor documental y lo que es más importante:  facilita que sean accesibles en el futuro garantizando la integridad de los expendientes en entornos como  los digitales.

La realidad es que el volumen de mails que enviamos y recibimos es insostenible para los negocios. Según la consultora Atos Origin, los gerentes pasan dedicados entre 5 y 20 horas a la semana de lectura y escritura de correos electrónicos, gastando  el 25 por ciento de su tiempo buscando información.

Parece evidente que establecer una óptima gestión de los mensajes que nos llegan y emitimos es clave para la buena salud de cualquier empresa, que ha de preservar toda la información que llega por este canal, su estructura, pero también el contexto en el que fueran creados, garantizando que no puedan ser ni manipulados ni alterados.

Sea más eficaz y eficiente en el manejo de sus recursos y mejore su funcionamiento. En docQuijote sabemos cómo ayudarle.

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