Cómo expedir facturas electrónicas y no morir en el intento

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Una solución de facturación electrónica le ahorrará bastantes quebraderos de cabeza, ya que permitirá de forma automatizada mejorar los procesos evitando pérdidas y extravíos inoportunos. Foto: Pixabay.

El 1 de enero de 2015 entró en vigor la facturación electrónica entre las Administraciones y sus proveedores, que también es de obligado cumplimiento para aquellas organizaciones que operen en  sectores económicos denominados como ‘servicios al público en general de especial transcendencia económica’. Lo que parece evidente es que este sistema se irá irremediablemente implantando poco a poco en en casi todas las organizaciones. No en vano la Comisión Europea quiere que las facturas electrónicas estén implantadas para 2020  por el impacto favorable que tiene en la productividad de las empresas.

Precisamente en el informe SERES, donde se mide anualmente el impacto de las facturas electrónicas en las organizaciones españolas, se destaca que este sistema sólo en 2013 ha supuesto un ahorro de 550 millones de euros y más de 280.000 horas de trabajo improductivo para los departamentos administrativos de empresas e instituciones públicas. Para hacerse una idea sólo el ahorro en papel supone evitar la tala de más 3.000 pinos.

Pero la cuestión ahora es saber cómo hacer para expedir facturas electrónicas. Pues bien, la normativa indica tres vías:

  1. Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas, pero no vale cualquier programa porque ha de asegurarse  que dicho servicio de facturación pueda crear facturas con lo requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura.
  2. Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica
  3. Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (autofacturación)

Sin duda nuestra recomendación es que la utilización de un buen gestor documental que contemple la solución de facturación electrónica le ahorrará bastantes quebraderos de cabeza, ya que permitirá de forma automatizada mejorar los procesos así como gestionar rápidamente su envío de facturas.

Todo ello pudiendo además optimizar desde la vida útil de sus documentos, crear alarmas o digitalizar y archivar de forma ordenada los mismos para evitar pérdidas y extravíos inoportunos.

Pero en el caso de la facturación electrónica hablamos de un ahorro entre el 40% y el 80% de los gastos asociados a este proceso.

La facturación electrónica se trata de un proceso 100% legal que permite a las organizaciones reducir los costes a su máxima expresión. La mayoría de los ERPs (Sistemas de planificación de recursos empresariales) disponen de facturación electrónica, algunos como opción y otros de serie, pero sería conveniente hacerse antes algunas preguntas del tipo:

  1. ¿Gestionan si la factura ha sido enviada y a quién?
  2. ¿Pueden enviar la factura a más de un destino?
  3. ¿Pueden adjuntar publicidad?
  4. ¿Personalizar los envíos por clientes?
  5. ¿Incluir links de acceso a la web o redes sociales en el cuerpo del correo?
  6. ¿Reenviar una factura y dejar constancia de quién la reenvió, a dónde y cuándo

docQuijote Software pone a su disposición el criterio experto de un gran elenco de profesionales para aportar soluciones personalizadas a través de su potente gestor documental que da respuestas afirmativas a todas las anteriores cuestiones y ofreciendo un extenso catálogo de más opciones que le supondrán importantes costes en la gestión tales como papel, impresiones, sobre, sellos…

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Por ello, es crucial automatizar los procesos en este apartado y optar por una buena solución documental que contemple un sistema adecuado de facturación electrónica,  ya que otorga a las empresas más agilidad, simplificación en la gestión, seguridad, optimización de los procesos, pero también innovación frente a los clientes y ventaja competitiva con respecto a la competencia, abriendo oportunidades al dinamizar los procesos de cobro y pago y mejorar la visibilidad para localizar los casos de morosidad olvidándose del almacenaje físico.

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Un comentario en “Cómo expedir facturas electrónicas y no morir en el intento
  1. Muy bueno! gracias por compartirlo con todos, esperemos que esten todos listos para el 15 de enero! Un saludo!

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