Claves para saber cuándo necesita un gestor documental en su empresa

La parte contratante

La parodia más famosa del lenguaje administrativo se la debemos a los hermanos Marx y a su diálogo surrealista en “Una noche en la ópera”.

Puede que no llegue a la altura de ser  una escena de esas míticas de Groucho Marx y compañía pero seguro que en su oficina a menudo se ha encontrado con secuencias disparatadas a la hora de localizar, clasificar y ordenar con acierto todos los documentos críticos de su organización.

Mucho hemos hablado en este blog de cuáles son las bondades de utilizar un buen software de gestión documental en la empresa. Productividad, eficiencia y eficacia son las tres palabras para nosotros casi fetiches que definen bien los beneficios de dejarse querer por esta  herramienta diseñada para gestionar toda la documentación de una empresa de una forma eficaz e inteligente y dar un paso más hacia la madurez digital en el ámbito que nos toca: el empresarial.

Sin embargo, nunca nos hemos planteado cuáles son aquellos indicadores que señalan cuándo una empresa  debe tomar la decisión urgente de abandonar el papel y apostar por una gestión documental inteligente, capaz de hacer mucho más fácil todos aquellos procesos en el manejo de la información en su organización.

Por lo tanto, esta vez hemos dibujado tres secuencias habituales para si está aquejado de alguno de estos males tome le medicina adecuada de inmediato. Es decir: consuman una buena dosis de gestión documental inteligente 🙂

Anoten:

  • 1.- ¿No estaba en la mesa? ¿Qué tal si miro en la estantería? Si anda todo el día preguntándote dónde está su información es que el peligro le acecha y lo que es peor, la viabilidad de su empresa se la está jugando. Los documentos son la sangre de cualquier organización que se precie y, por lo tanto, perder tiempo en la localizacion y búsqueda de los mismos es ya un serio problema que afectará de lleno a la productividad de su empresa. La búsqueda de información debe ser casi instantánea para ganar en eficacia y tener un buen sistema que localice los documentos al momento, sin necesidad de pérdidas de tiempo innecesarias e incluso arbitrar un control de acceso a los mismos debe ser fundamental. Hablamos de saber en todo momento quién accede a los documentos, un aspecto que será sin duda un paso más hacia el éxito en la gestión de sus recursos.
  • 2.– Extravíos innecesarios. Las pérdidas de información son el mal más común en las empresas de hoy en día debido a la cantidad de documentos, archivos e incluso información digital que manejamos a diario. Tener copias de seguridad de todo aquello que forme parte del pulso de su organización es altamente prioritario. Si se encuentra, por tanto que ya son varias las ocasiones que se han perdido documentos en su empresa debe ponerse las pilas en breve, ya que nuestro software de gestión documental está habilitado para realizar copias de tus documentos más sensibles en minutos, protegiendo así la espalda de tu negocio.
  • 3.- Mesas llenas de papel y estanterías hasta arriba de archivos. Hoy resulta ciertamente ‘chirriante’ entrar a una empresa y que esta esté llena de papel por todos los lados. La digitalización ha supuesto irremediablemente un paso cualitativo y cuantitativo a las organizaciones dotándolas de nuevas herramientas, como los OCR inteligentes que han permitido a las mismas ganar en espacio y en orden. Si tienes tu organización sin organización, háztelo seriamente mirar 😉

Por tanto no emulen más en su organización a la parodia más famosa del lenguaje administrativo y que se la debemos a los hermanos Marx y a su diálogo surrealista en “Una noche en la ópera”. Ya saben: Dice que… la parte contratante de la primera parte será considerada como la parte contratante de la primera parte… Traducido: Apuesten sin tapujos por la gestión documental inteligente. Ganará en eficacia y en productividad y sobre todo evitará mucho surrealismo en su oficina…

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