Céntrate en el contenido. Practica el output management

Out MANAGEMENT

La gestión de salida de la documentación por el canal o medio seleccionado tiene ya una gran repercusión gracias a la aparición de nuevas formas de envío y es justo ahí cuando el uso de los documentos electrónicos se consolida ya como un alternativa seria al papel./Pixabay

Desde la aparición de Internet en nuestras vidas nada ha sido ya lo mismo. La realidad es que en el nuevo mundo conectado el formato en papel adquiere cada vez menos relevancia, ya que la visualización de documentos en la web y en los móviles o el HTML5, son  un paso más hacia los documentos inteligentes pero  independientes del tamaño y el dispositivo.

Precisamente esa ha sido la tendencia sobre la que se debatió el pasado 15 y 16 de octubre en Alemania (Böblingen) en el marco del foro Comparting 2015 que esta vez se centró, bajo el lema “Un impulso para la comunicación digital: deshágase de las páginas y céntrese en el contenido”,  en el procesamiento de documentos con capacidad multicanal. Hablamos de por qué las empresas están predestinadas a alejarse del formato A4 y por qué la digitalización es ya un proceso imparable para las organizaciones.

Realmente la irrupción tanto de smartphones o los nuevos canales de comunicación marcan un antes y un después en los departamentos IT, pero también nuevos conceptos como el cloud, la movilidad afectan, y mucho, a las organizaciones primero porque, como ya apuntan varios expertos, las empresas deberán desarrollar competencias adecuadas para coordinar las diferentes aplicaciones con los canales de comunicación.

Así, la gestión de salida de la documentación por el canal o medio seleccionado tiene ya una gran repercusión gracias a la aparición de nuevas formas de envío y es justo ahí cuando el uso de los documentos electrónicos se consolida ya como un alternativa seria al papel, cobrando cada vez más protagonismo en  las organizaciones.

En este escenario el llamado output management entendido como la creación, producción y gestión de los documentos electrónicos o físicos que están disponibles para su distribución a los destinatarios dentro o fuera de una empresa, tiene hoy  más que nunca en la gestión documental y en concreto la digitalización de las empresas, un proceso clave e ineludible.

El avance experimentado en las comunicaciones con los clientes arroja, como sabemos, consumidores que cada vez demandan más informaciones continuas -en cualquier momento y lugar- a través de diferentes canales y las compañías deberán, por tanto, adoptar una estrategia centralizada del documento  que permita cada vez más la entrada de documentos a través de cualquier canal y ahí la digitalización es clave.

El futuro señala que la gestión documental móvil será, por ejemplo, un camino necesario  para ganar en agilidad y en productividad, siendo el mayor reto la capacidad que tengan las organizaciones para generar documentos inteligentes para cada canal.

Como afirma Harald Grumser, director general de Compart, “La gestión de documentos se encuentra todavía en su infancia porque aún pensamos en términos de papel y realmente no queremos dar ese último paso al mundo digital. La creación de documentos necesita separarse del formato A4 abriendo un nuevo paradigma en nuestra industria con el cual conviviremos en los próximos años”.

En definitiva nos encaminamos hacia documentos inteligentes entendidos como aquellos que ofrecen más posibilidades, además de la impresión o el envío, conteniendo información, códigos y datos, para poder procesarse en todos los canales y teniendo la capacidad de estar vinculados con otros procesos permitiendo a los usuarios realizar tanto búsquedas, como transacciones o implementando códigos de control.

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