Alcance un 10 en eficiencia

Alcance un 10 en eficiencia

Alcancar el 10 en eficiencia supone, por tanto, poner la atención en cómo se gestiona la información de su organización y en definitiva cómo de sencilla es su localización en la medida de sus necesidades./Fotolia.

Las organizaciones asumen ya sin tapujos que trabajar únicamente con papel es la vía más fácil para estar en las antípodas de la productividad y el abono perfecto para la tragedia organizacional. Sin embargo hoy vamos hablar sobre las ventajas que otorga la indexación aplicada a la gestión documental inteligente entendiendo ésta como la capacidad que otorga para tomar decisiones acertadas en el menor espacio de tiempo.

Según la RAE (Real Academia de la Lengua) indexar es registrar ordenadamente datos e informaciones para elaborar su índice, lo que traducido nos indica que es la capacidad que tienen las organizaciones para clasificar la información de forma rápida y sencilla, facultando a las mismas extraer datos para su evaluación y análisis.

Esto no sería posible sin la existencia de los  metadatos que son simplemente datos sobre datos, es decir:  información que describe a otra información y que nos va a permitir encontrar, gestionar, controlar, entender y preservar la misma a lo largo del tiempo. Todo ello gracias a un etiquetado bien definido que mejora la capacidad para poder gestionar la información.

Alcancar el 10 en eficiencia supone, por tanto, poner la atención en cómo se gestiona la información de su organización y en definitiva cómo de sencilla es su localización en la medida de sus necesidades.

El sobresaliente se logra cuando usted trata de visualizar la información de su empresa y accede a ella sin la más mínima complicación, es fácil de leer y puede ver la misma cada vez que la necesita, es decir: puede repetir las acciones de búsqueda de forma automatizada sin necesidad de que una persona ejecute, informe y recupere los datos y hasta puede filtrarlos en función de sus necesidades.

Sin embargo, la realidad lleva a las empresas a rozar habitualmente el insuficiente o con suerte el cinco pelado en gestión documental,  ya que son muchas las compañías que aún no contemplan la digitalización de documentos y por tanto buscar información en contratos, facturas, expedientes, albaranes o inventarios puede suponer en la mayoría de las ocasiones un auténtico suplicio.

Así la indexación y el empleo, como no podía ser de otra forma, de metadatos  supone un pieza fundamental para que la búsqueda de cualquier información se haga mucho más precisa y rápida, facilitando, con ello, la comprensión.

Las ventajas son muchas ya que a la facilidad de acceso, se añade la capacidad que otorga para extraer toda aquella información relevante ayudándole a mejorar su clasificación de númerosas formas posibles: nombre, temática, empresa, o  palabras clave, lo que le ofrecerá la  posibilidad de crear bases de datos personalizables  y también que el acceso a esa informacion propicie y facilite el trabajo en grupo, tan importante hoy en las organizaciones.

Hablamos de que gracias a los metadatos es posible agilizar la gestión de los recursos de información vía descripción, categorización y búsqueda. Es la via para organizar los contenidos y facilita la eficiencia por parte de los miembros de la organización. Además la idexación normalmente se ejecuta mediante herramientas de OCR (Reconocimiento óptimo de caracteres) que permiten extractar la información de tal forma que ésta quede estructurada y accesible a todos.

Recuerde que la información de una empresa proviene de múltiples fuentes dentro de varios departamentos, y la comprensión de la misma es ya una necesidad absoluta para entender sus objetivos de negocio y evaluar las acciones del futuro, siendo necesario para ello, tener una visión clara de la información que maneja sirviéndose de las soluciones adecuadas que le ayuden a ese proceso.

En docQuijote ofrecemos distintas herramientas para facilitar la gestión automatizada de diferentes procesos sobre el documento digitalizado antes de su archivado: extracción de datos, lectura de código de barras, indexación por contenido , distribución automática, comunicación a terceros, firma digital, etc.

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