Abandona el caos. Pon orden en tu archivo de datos

abandona el caos

La tendencia más común es el acto de ‘archivar todo’ a falta de recursos para definir y determinar cuál es el material que es importante de cuál no lo es, lo que crea turbios pantanos de información en las empresas. Imagen: Pixabay.

Hoy día la eficacia de una empresa se mide por la capacidad que tiene para encontrar la información y la rapidez con la que actúa en base a la misma. Sin embargo,  es un hecho que las organizaciones tienen en esta parcela un verdadero talón de Aquiles ya que en la mayoría de las mismas el acceso a los datos archivados se complica, y mucho.

La consultora IDC ha identificado ya en su último estudio que la mayoría de las empresas medianas y grandes (57 %) mantienen como mínimo seis o más archivos electrónicos.  Abarcando desde  correo electrónico, archivos de texto, aplicaciones, bases de datos propiamente dichas, imágenes, vídeos, datos de voz  o contenido de la web 2.0 como blogs empresariales, RSS…

Todo ello, sin orden ni concierto, ya que a pesar del trabajo que invierten las mismas en el archivado de información, la mayoría no dispone de un método sistemático para archivar todos los tipos de datos. Siendo la tendencia más común el acto de ‘archivar todo’ a falta de recursos para definir y determinar cuál es el material qué es importante de cuál no lo es.

Sin embargo, este método “archiva todo”, como identifica IDC en dicho estudio, en el que han participado 1011 miembros del personal directivo y ejecutivo que trabaja con el archivo de datos en organizaciones de más de 500 empleados procedentes de ocho países de entre ellos España, termina por crear turbios pantanos de datos en las empresas. Son los llamados repositorios de datos integrales, donde la información puede ser difícil de encontrar porque no está clasificada ni tratada de forma sistemática.

En este sentido conseguir que el acceso a los archivos sea rápido y sencillo resulta fundamental para todos los departamentos que los utilizan y en esta  parcela es innegable que  la gestión documental ayuda y mucho, ya que el 80 % de la información con la que trabaja una organización está soportada en documentos y la capacidad para gestionar de forma eficiente los mismos redunda en los resultados de negocio.

Frente a ello, IDC recomienda una serie de medidas para poner fin al caos:

  1. Desarrollar mapas de información de todas las fuentes y repositorios de datos de la organización.
  2. Aplicar un enfoque de archivo integral y uniforme en todos los ámbitos de negocio. IDC indica que las organizaciones deben tener en cuenta los programas de retención de datos, los casos de uso, el valor de los datos y los costes necesarios de archivo y accesibilidad. Deben considerar la posibilidad de actualizar la tecnología de los archivos heredados en cinta o disco que son necesarios para los análisis y los megadatos, así como la posibilidad de transferir a soluciones externas en cinta o disco los archivos de información a largo plazo y los datos no estructurados que no son necesarios para los análisis empresariales, a fin de liberar espacio de almacenamiento interno y gestionar los costes.
  3. Contratar a un director de datos (CDO) que se responsabilice directamente de todas las cuestiones relativas a los datos.
  4. Considerar la posibilidad de trabajar con terceros asociados.

Las empresas deben enfocarse, por tanto, en obtener también un valor significativo de sus archivos de datos y sacar provecho de los mismos para los análisis empresariales eliminando las divergencias existentes entre los distintos departamentos y canalizando esfuerzos para descubrir el verdadero  valor de su archivo.

Así las organizaciones que usan el archivo de datos para algo más que cumplir con los tradicionales requisitos legales mejoran en resultados, como indica el estudio de IDC donde se señala que el 15% de las mejores empresas del estudio generó beneficios adicionales por más de 9 millones de euros como resultado directo de aplicar la minería de datos.

Y tú, ¿lo archivas todo en tu empresa? Cuéntanos tu caso.

En docQuijote trabajamos en soluciones de management empresarial, específicamente en el campo de la gestión documental y en los procesos de toma de decisiones a partir de información con base documental. Podemos ayudarte.

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