A más tecnología, más eficiencia

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El papel lastra la productividad de las empresas reduciendo su eficiencia. /Pixabay

Las empresas pasan una media de dos horas  al día trabajando con documentos,  sin embargo el 41 por ciento de las organizaciones no tiene tiempo para considerar cómo mejorar potencialmente su eficiencia, según datos del estudio de Nuance Communications en el que se examina la productividad de las pymes y se señala cómo el papel, y en concreto una mala creación y gestión de documentos, limita la productividad de las pymes.

En realidad en los últimos 20 años la información que manejamos se ha transformado tanto que necesita de herramientas y soluciones innovadoras para obtener valor de la misma. Hoy día una empresa que se precie debe estar preparada para compartir toda la información pero también tiene una necesidad imperiosa de hacer que la información esté accesible para aquellos con los conocimientos y herramientas necesarias para extraer valor. Por ello, la ecuación a mayor tecnología, mayor eficiencia es una de las máximas a tener en cuenta ya que hay que confiar en herramientas específicas para sacar el máximo partido a los datos y obtener así la máxima ventaja.

El valor de la información pasa por utilizar controles sólidos y asegurarse el acceso a ellas de forma segura, pese a que gran parte de las organizaciones carecen aún de los conocimientos necesarios, las capacidades técnicas y la cultura para explotar verdaderamente su información y obtener valor.

Los expertos recomiendan crear estructura de gestión correctas, apoyada por la directiva e involucrando a las principales áreas funcionales, no sólo la TI. Pero sobre todo hay que tratar la información como un activo valioso, empleando analistas de datos que comprendan la estrategia empresarial y que sepan lo que tienen que buscar y cómo buscar en ellos.

La realidad es que tres de cada cuatro empresas no obtienen aún ningún beneficio de la gestión de la información, detectándose falta de claridad en el empleo de herramientas y soluciones innovadoras que ayuden a conseguirlo dentro de un marco de trabajo de gestión integral, cuando gran parte de estas mejoras podrían conseguirse solo con actualizciones tecnólógicas. Es decir, a día de hoy la cifra indica que el 36 por ciento de las organizaciones carecen de herramientas y habilidades para conseguirlo.

Precisamente una barrera  para que las empresas aumenten su eficiencia es la velocidad con la que revisan sus necesidades de software, ya que una de cada tres lo hace únicamente de forma anual, cada 18 meses o incluso más.

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